Le logiciel PGI, un outil puissant pour les entreprises
- Les origines du PGI (ou ERP)
- La définition de PGI
- Pourquoi utiliser un PGI?
- Comment choisir un PGI?
- Les avantages et inconvénients du PGI
Les origines du PGI (ou ERP)
Dans le passé, les entreprises faisaient appel à différents systèmes d’informations leur permettant de suivre les données opérationnelles de chaque département et de chacun de leur processus métier.
Le schéma suivant est assez représentatif de cette architecture que l’on pourrait qualifier de « révolue/obsolète » aujourd’hui :
À bien des égards, cet agencement n’a rien de choquant en l’état. Cependant, lorsque vient la période de clôture (mensuelle ou annuelle), de nombreuses ressources internes et/ou externes à l’entreprise sont sollicitées afin d’extraire les données de chaque logiciel, de les retraiter. Cela se fait souvent sous un classeur comme Excel la plupart du temps, afin de consolider toutes ces informations et produire des états financiers « justes », ou avec le moins d’erreurs possible, à destination des parties prenantes (stakeholders).
Cette phase de recueillement et de consolidation de données est souvent consommatrice de temps ; sans compter les coûts liés à la maintenance de ces différents systèmes de gestion.
De nos jours, avec l’évolution constante des technologies d’information, de nombreuses entreprises ont fait le choix de se munir d’un PGI (ERP) pour pallier aux faiblesses de cette structure désuète et pouvoir ainsi accélérer leur croissance.
Après avoir défini ce qu’est un PGI (ERP), nous verrons pourquoi les entreprises ont de plus en plus tendance à se munir d’un Progiciel de Gestion Intégré et quels en sont les avantages et les inconvénients. Ensuite, nous nous pencherons sur comment faire son choix parmi la multitude de produits existants sur le marché et nous conclurons sur les impacts de la crise sanitaire actuelle sur cette décision.
ERP et PGI : Définition
Le PGI ou Progiciel de Gestion Intégré (en anglais : Enterprise Resource Planning ou ERP) est un puissant système informatique composé d’une série de modules – appelés aussi applications – dédiée à la gestion de l’entreprise. Il permet de couvrir l’ensemble des besoins de gestion d’une entreprise.
Celle-ci pourra, à sa convenance, choisir d’utiliser un ou plusieurs de ces modules, ou alors l’offre dans sa globalité.
Parmi les fonctionnalités les plus courantes que l’on peut trouver dans un PGI, nous pouvons citer les suivantes :
- Gestion de l’inventaire (Inventory Management),
- Gestion de la logistique, de l’approvisionnement,
- Gestion de la production (Material Resource Planning),
- Gestion de la relation client (CRM),
- Comptabilité-Finance (Accounting),
- Gestion des ressources humaines (Payroll/Human Resources Management),
- ou encore la gestion de projet (Professional Services Automation).
Pourquoi les entreprises utilisent-elles un PGI (ou ERP)?
Une entreprise munie d’un PGI pourra, grâce à ce dernier, couvrir l’ensemble de ses besoins en termes de gestion de ses différents processus opérationnels.
Il faut savoir que certains PGI sont focalisés sur des verticaux (secteurs d’activités en particulier). Cela leur permet ainsi de répondre à de vraies problématiques ou contraintes, qui sont liées aux besoins de ces métiers. Ces Progiciels de Gestion intégrés se basent sur des besoins réels du secteur pour améliorer et/ou faire progresser la solution (contrairement à une suite de logiciels qui va pallier à quelques besoins standards/classiques dans ce secteur).
Ci-dessous quelques exemples de logiciels spécialisés :
- Salesforce (CRM) : Numéro un mondial en gestion de la relation client (CRM)
- Rootstock (MRP) : Offre la technologie dont les entreprises dans le domaine de la production ont besoin.
D’autres PGI, ont fait le choix de couvrir tout ou une partie de ces secteurs d’activités. On pourrait ainsi les qualifier de PGI ou ERP généralistes.
Ci-dessous quelques exemples de logiciels ERP généralistes :
- NetSuite ERP : Solution cloud numéro un composée d’une suite logicielle intégrée comprenant la comptabilité d’entreprise, le CRM et l’e-commerce
- Sage Intacct ERP : Automatisation des processus critiques, réduction des inconvénients relatifs aux feuilles de calcul et offre un gain de temps et une meilleure visibilité en temps réel sur la performance de l’entreprise.
Comment choisir un PGI?
Quel logiciel PGI choisir dans ce large écosystème de solutions (qu’elles soient Cloud ou On-Premise)?
Plusieurs éléments vont vous permettre de faire ce choix, mais la première étape consistera pour l’entreprise à rédiger son cahier des charges et le budget qu’elle est prête à allouer pour son changement de système d’information.
Une fois que ce travail sera fait, elle pourra analyser avec une ESN (Entreprise de Services du Numérique), les différentes options qui s’offrent à elle par rapport à son portefeuille, mais aussi la capacité du ou des système(s) présélectionné(s) à répondre aux besoins qui ont été identifiés. Cela pourra notamment être des besoins métiers qui sont liés aux particularités propres à son activité (FINANCE, PSA, MRP, MARKETING, etc.).
Un autre point non négligeable à prendre en compte est la capacité du futur système à communiquer et échanger des données avec d’autres systèmes via une API (Application Programming Interface).
Prenons l’exemple d’une entreprise qui est déjà munie d’un CRM (Salesforce) mais qu’elle souhaiterait uniquement migrer la partie financière sur NetSuite. Il sera possible de mettre en place une intégration entre Salesforce et NetSuite via Celigo par exemple afin de pouvoir y déverser des données (clients, contacts, devis, commandes de ventes, etc.) à une fréquence prédéterminée.
Lors du choix, l’entreprise devra aussi déterminer à qui elle souhaite confier son projet ERP : Un Éditeur ou un Intégrateur? Nous reviendrons sur ce sujet dans un prochain blog.
Les avantages et inconvénients d’un PGI
Les entreprises ayant fait le choix de passer sur un PGI (qu’il soit cloud ou non) en tirent-elles des avantages significatifs? Il y a-t-il aussi quelques inconvénients qui viennent lors du choix, de la mise en place et/ou après l’implémentation d’un Progiciel de Gestion Intégré?
Ci-dessous une liste (non exhaustive) de bénéfices et obstacles que peuvent rencontrer les entreprises lors de ce choix :
Les avantages du PGI :
- Une source unique de données (centralisation de l’information),
- Accessibilité des données en temps réel,
- Traçabilité de l’information,
- Faciliter la numérisation de l’organisation et l’optimisation des processus de gestion,
- Une aide à la prise de décision opérationnelle,
- Réduction des sources d’erreurs (Moins de – double – saisie),
- L’optimisation (réduction) des coûts IT,
- Évolutivité de la solution afin de s’adapter à la croissance de l’entreprise,
- Les mises à jour supportées par l’éditeur,
- Et plus encore.
Les inconvénients du PGI :
- La durée: les projets d’implémentation sont parfois assez longs (plusieurs mois voir plusieurs années),
- Le choix d’une mauvaise solution logicielle peut engendrer un coût pour l’entreprise (maintenance de l’application, des développements spécifiques pour répondre aux besoins fonctionnels qui ne sont pas gérés en standard, etc.),
- La résistance au changement de certains utilisateurs au cours du projet,
- La mobilisation de certaines ressources pour constituer l’équipe projet (augmentation de la charge de travail: répondre aux questions de l’intégrateur ERP, mobilisation durant des ateliers de travail, etc.),
- La formation et période d’adaptation des employés.
Pour Big Bang, aucune solution n’est parfaite de A à Z. Il est donc essentiel de trouver la bonne combinaison de plateformes pour créer une solution apte à évoluer avec vos objectifs et votre stratégie d’entreprise.
Conclusion
Comme vous avez pu le constater au cours de cet article, de nos jours, les entreprises souhaitant accroître leur croissance devront se munir d’un logiciel de gestion PGI, cet outil permettant aux employés d’avoir une base de données commune composée de différents modules métiers, pour bien des raisons.
Parmi ces motifs, nous pouvons retenir les suivants:
- L’optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers),
- La cohérence et l’homogénéité des informations (une seule et même source de données),
- L’accroissement de la productivité (diminution des saisies, des erreurs, des doublons),
- L’intégrité et unicité du système d’information afin de couvrir les principaux besoins de l’entreprise (la gestion commerciale, la gestion des stocks, la gestion financière, la gestion comptable, etc.),
- Le partage du même système d’information facilitant la communication interne et externe,
- L’accès à l’information mise à jour en temps réel (reporting instantané),
- L’augmentation du chiffre d’affaires,
- La minimisation (optimisation) des coûts de gestion de l’information, etc.
Bien sûr, comme dans tous changements organisationnels, ont y trouvera aussi quelques inconvénients, car on parle ici de projet d’envergure qui va avoir un certain impact sur l’entreprise pendant la durée du projet.
D’ailleurs, depuis la dernière crise sanitaire (COVID-19) nous avons pu constater une forte croissance de la vente de logiciel ERP et surtout des ERP Cloud (SaaS) facilitant l’agilité des entreprises à proposer du télétravail à certains de leurs collaborateurs.
Si vous souhaitez avoir des informations sur comment nos experts vont vous aider à harmoniser vos opérations et votre structure IT afin de soutenir votre croissance durant votre transformation digitale, n’hésitez pas à nous contacter.
