L’ERP (Entreprise Resource Planning ou PGI en français pour Progiciel de Gestion Intégré) est devenu un logiciel de plus en plus important dans le contexte commercial actuel. L’élaboration d’un business plan réussi met en jeu tellement d’éléments administratifs que l’ERP peut jouer un rôle vital dans la consolidation de vos données afin de pouvoir optimiser vos efforts commerciaux et parvenir à de meilleurs résultats pour votre entreprise.
Mais comment réussir votre implémentation ERP ? Quelques pratiques clés vous garantiront des résultats positifs pour votre entreprise grâce à l’utilisation d’une solution ERP.
Avez-vous choisi votre ERP ? Découvrez tout ce qu’il y a à savoir avant de choisir votre système ERP (ou progiciel de gestion intégré).
L’importance du processus préparatoire
Tout d’abord, il est important de réaliser que le plus gros du travail concernant l’implémentation du système ERP prend place avant même de commencer à utiliser le logiciel. L’ERP utilise les données provenant d’un large éventail de tâches opérationnelles, de la planification des produits, au marketing et aux finances. C’est pour cela qu’implémenter un ERP a souvent pour conséquence de modifier plusieurs de vos pratiques d’entreprise, surtout en ce qui concerne la collecte des données et la production de rapports.
Se préparer à ces changements est la clé. Avant l’implémentation d’un ERP, les entreprises devraient effectuer une analyse approfondie de leurs processus pour pouvoir identifier les zones qui doivent être modernisées ou modifiées. L’adaptation des processus en fonction de ce que l’ERP apporte sera plus facile.
Dans beaucoup de cas, il peut être nécessaire de dispenser des formations aux futurs utilisateurs. De cette façon, les employés ainsi que les responsables pourront mieux comprendre comment ces changements auront un impact positif sur l’entreprise. En identifiant et en traitant à l’avance les processus inefficaces, votre entreprise sera mieux préparée à mettre en place les changements suggérés par le système ERP.
Une autre partie de ce processus préparatoire est de s’assurer que toutes les données vitales d’entreprise soient déplacées vers le système ERP. Comme l’ERP se base sur les données pour suivre les ressources et améliorer le flux d’informations dans une organisation, il est essentiel que les données indispensables à toutes les parties concernées de l’entreprise soient migrées vers le nouvel outil.
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L’importance de la personnalisation dans l’implémentation d’un ERP
Il est aussi bénéfique de prendre en compte l’importance de la personnalisation dans l’implémentation d’un ERP. Bien que l’ERP soit conçu pour aider les entreprises à appliquer les meilleures pratiques industrielles, certaines activités – surtout celles des industries de niche unique – nécessiteront une personnalisation pour optimiser les résultats et apporter un solide avantage concurrentiel.
Les extensions de l’ERP fournissent souvent des fonctionnalités complémentaires précieuses pour aider à personnaliser l’ERP à l’entreprise, y compris des outils pour assister la planification et la programmation anticipées (APS) ou la saisie des données transactionnelles. En utilisant ces outils et d’autres options d’optimisation, votre entreprise aura tout ce dont elle a besoin pour utiliser avec succès le logiciel ERP.
Profitez des données et des ressources qu’il fournit
Bien sûr, la part la plus importante pour tirer le meilleur de votre implémentation d’ERP est de profiter vraiment des données et des ressources qu’il fournit. En centralisant vos données, l’ERP permet à votre équipe de direction d’accéder aux informations dont elle a besoin, quand elle en a besoin, car vos données sont regroupées dans un seul système centralisé.
Cela facilite la gestion des éléments séparés de votre activité, ce qui peut améliorer par la suite l’efficacité globale de votre entreprise et sa capacité à livrer des résultats de qualité pour les clients.
Mais ces avantages seront seulement présents si votre équipe exploite pleinement l’ERP. Comme nous l’avons déjà dit, cela implique probablement la rationalisation de la manière dont votre entreprise prend ses décisions de gestion. Si votre entreprise ne bénéficie pas déjà d’une culture organisationnelle souple et alerte, ces adaptations peuvent se révéler difficiles.
Même quand votre entreprise met en place les premiers changements suggérés par l’implémentation d’un ERP, vous ne pouvez pas en rester là. Un des objectifs principaux de la mise en place d’un ERP est de permettre à votre entreprise de devenir plus souple et apte à s’adapter si besoin.
L’impact des réseaux sociaux sur les outils de communications traditionnels a déjà démontré qu’un état d’esprit flexible et capable de s’adapter est ce qui maintiendra votre activité en vie pour les années à venir.
Si le projet d’implémentation d’un ERP nécessite une bonne quantité de travail, suivre ces étapes indispensables permettra à votre entreprise d’utiliser au mieux ses données et devenir plus efficace que jamais. Pour en savoir plus sur la manière dont Big Bang gère le processus, visitez notre page dédiée au service d’implémentation.
Les bonnes pratiques à suivre lors de la mise en place d’un ERP
Le simple fait d’implémenter un ERP en suivant les étapes précédentes ne garantit pas le succès du projet. Il est tout aussi important de suivre les meilleures pratiques suivantes :
Ne sous-estimez pas la planification du projet.
S’il peut être tentant de se plonger dans la conception et le développement dès que possible, il est essentiel de ne pas précipiter le processus préparatoire. Cette analyse approfondie des processus permet de créer une base solide pour l’ensemble du projet d’implémentation ERP. De plus, elle garantit que le projet bénéficie d’un bon soutien, que le plan est clair et bien défini et qu’un budget et un personnel adéquats lui sont alloués.
Planifiez soigneusement la migration des données.
Les organisations commettent parfois l’erreur de simplement migrer toutes les données historiques vers le nouveau système. En réalité, certaines des informations contenues dans les anciens systèmes peuvent être obsolètes ou inutiles. Des informations sur les commandes datant de 10 ans sont-elles vraiment utiles ? Tous les fournisseurs de votre liste existent-ils encore ?
La transition vers un système ERP est l’occasion de nettoyer et de rationaliser les données de l’entreprise, et cela vaut la peine de créer un plan clair pour le faire. Il est judicieux de passer les données héritées au peigne fin, en éliminant les anciens comptes clients et en recherchant les inexactitudes dans les données.
Ne sous-estimez pas le soutien et la formation.
La date de déploiement d’un logiciel ERP peut sembler le point culminant de l’effort de mise en place, mais pour les utilisateurs du système, elle n’est que le début ; c’est ce qui se passe ensuite qui est essentiel à la réussite continue du projet.
Il est important de planifier et d’allouer des ressources adéquates pour fournir un support technique, résoudre les problèmes et fournir des mises à jour. La formation des utilisateurs est également un facteur important. Les employés doivent être à l’aise avec le système et se familiariser avec les nouveaux flux de travail, en particulier si un consultant externe ne sera plus là pour les aider.
Une attention soignée à la formation et au soutien permettra à votre organisation de profiter pleinement des avantages de son nouveau système ERP.
Communiquez
La communication est essentielle à toutes les étapes d’une implémentation ERP. L’équipe de projet doit communiquer régulièrement à tous les membres de l’organisation les raisons de la mise en place de l’ERP, les objectifs et les avantages, et ce à quoi il faut s’attendre à chaque étape. Elle doit aussi écouter attentivement les problèmes des utilisateurs avant et après le déploiement pour pouvoir apporter les correctifs nécessaires et proposer des solutions adaptées.
FAQ sur les phases d’implémentation d’un ERP
Quelle est l’étape la plus difficile de l’implémentation d’un ERP ?
Cela dépend de nombreux facteurs, notamment de la facilité de mise en place du système que vous avez choisi, mais souvent l’étape de planification est particulièrement difficile. Il peut être difficile de convaincre les personnes de l’organisation de consacrer le temps et les fonds nécessaires, et de convenir d’un calendrier de projet clair. Se lancer rapidement dans les étapes suivantes du processus de mise en place d’un ERP sans plan clair est une recette pour les problèmes.
Comment éviter les retards dans l’implémentation d’un ERP ?
Prenez le temps de bien préparer la première phase, notamment en établissant une estimation solide du calendrier et des ressources nécessaires. La planification d’un calendrier de mise en place d’un ERP peut être intimidante, car il y a tellement de pièces mobiles. De nombreux projets prennent du retard simplement parce que le calendrier initialement prévu n’était pas réaliste. Pensez à réévaluer le calendrier à des moments clés de la mise en place de l’ERP pour voir s’il doit être ajusté.
Est-ce que la direction doit être impliquée dans la mise en place d’un ERP ?
On ne saurait trop insister sur l’importance de la participation de la direction au projet. Il se peut que le projet ERP doive rivaliser avec de nombreuses autres priorités quotidiennes pour obtenir des ressources. Un bon sponsor exécutif, tel que le PDG ou le directeur financier, peut contribuer à faire en sorte que le projet reçoive le soutien nécessaire de tous les membres de l’organisation. Sans le soutien de la direction, les personnes impliquées dans la mise en place de l’ERP, comme le chef de projet et les responsables de service, risquent d’être confrontées à une lutte acharnée.
