Ceci est une version abbrégée de notre version anglaise What is Professional Services Automation (PSA) Software?
Qu’est-ce qu’un logiciel PSA?
Voyez-le comme un outil de gestion de projet pour les entreprises de services professionnels.
Un PSA est une application logicielle qui fournit aux entreprises de services les fonctionnalités de base nécessaires à la gestion des projets, des personnes et des finances. Vous pouvez ainsi améliorer les résultats en combinant les capacités de gestion des projets, du temps et des dépenses, de planification des ressources et de veille économique, au sein d’une plateforme unique.
Le logiciel PSA vous aidera à assurer une gestion adéquate des projets et des ressources afin que le taux d’utilisation de votre personnel facturable puisse, à son tour, faire grimper en flèche la productivité de votre équipe.
Puisqu’il se trouve sur le nuage informatique, le logiciel est accessible de n’importe où, à tout moment – ce qui signifie qu’avec un seul système, les cadres supérieurs et intermédiaires peuvent avoir une visibilité précise, cohérente et en temps réel de toutes les informations critiques – que ce soit pour un seul projet ou pour l’ensemble de l’unité opérationnelle.
À ne pas confondre avec un ERP
Les logiciels ERP (Enterprise Resource Planning/progiciel de gestion intégré) sont principalement utilisés pour gérer les finances et les processus d’entreprise – nous parlons ici de finances, de gestion de la chaîne d’approvisionnement, de développement de produits, de facturation, etc.
Les logiciels PSA (Professional Services Automation/automatisation des services professionnels) sont principalement utilisés pour gérer les projets, le temps et les dépenses.
Bien qu’un PSA et un ERP n’aient pas la même finalité, ils ont avantage à être intégrés pour fonctionner ensemble, afin de permettre une meilleure visibilité des indicateurs clés de performance qui sont cruciaux dans la prise de décision.
Qui profite le plus des logiciels PSA?
En fait, toute personne travaillant dans le secteur des services professionnels peut tirer avantage d’un PSA.
Les services professionnels comprennent des entreprises – ou des départements au sein d’une organisation – qui offrent une expertise permettant aux clients d’atteindre leurs objectifs. Leur vocation première n’est pas de vendre ou de fabriquer des produits, mais plutôt d’offrir des services.
Les organisations de services professionnels qui sont basées sur des projets – comme les entreprises informatiques et créatives – et pour lesquelles les principaux indicateurs clés de performance comprennent l’utilisation, les heures facturables et la rentabilité des projets, tirent en général le plus grand profit d’un PSA. En centralisant les données relatives à la réalisation des projets, ces systèmes offrent une source unique et fiable en plus d’une visibilité en temps réel sur les revenus, les coûts, l’utilisation et les marges bénéficiaires.
Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des problèmes les plus fréquents qui peuvent être résolus grâce à un logiciel PSA :
- le recours à plusieurs systèmes disparates;
- des systèmes désuets qui manquent de flexibilité;
- l’absence de visibilité sur les projets et le rendement des ressources;
- les projets menés en collaboration et la cohérence méthodologique.
Plus concrètement, voici comment un PSA peut vous faciliter la vie, à chaque niveau de l’entreprise :
- Les chefs de projet gèrent mieux les projets, en toute confiance.
- Les équipes et les professionnels voient leur charge de travail répartie plus efficacement et, en somme, de manière plus rentable.
- Les clients peuvent être facilement informés de la progression du projet et de ses revers.
- Les cadres et les chefs d’entreprise ont accès aux derniers chiffres, rapports et mesures de rendement.
Les avantages d’un PSA
Une meilleure gestion du cycle de vie des projets
Avec un outil PSA, les chefs de projet bénéficient d’une visibilité en temps réel sur tous les projets en cours. Ainsi, ils peuvent rapidement savoir si les ressources ont la latitude nécessaire pour prendre en charge de nouveaux projets – en fait, cela permet de valider plus précisément avec le client si le projet est réalisable dans le délai prévu.
Un PSA permet également aux responsables de voir si la charge de travail est répartie équitablement entre les membres de l’équipe. Pour que votre entreprise fonctionne de manière efficace et rentable, vous souhaitez que la charge de travail soit répartie en fonction des compétences et des disponibilités de vos employés. Par exemple, vous pouvez demander aux employés plus expérimentés de travailler sur des tâches facturables, essentielles et fastidieuses et leur demander de déléguer les tâches plus faciles aux juniors.
En moyenne, les projets suivis dans un système PSA prennent moins de temps à accomplir. L’utilisation facturable des employés est également considérablement accrue. Cela se traduit par une augmentation de la rentabilité globale de l’entreprise et des revenus annuels.
Collaboration et travail d’équipe améliorés
Le logiciel PSA permet également d’encourager la collaboration entre les membres de l’équipe. Comme toutes les données sont centralisées et à jour, un coéquipier peut facilement reprendre là où un autre s’est arrêté – l’accélération d’un projet est donc facilitée. Il est également plus facile de normaliser les méthodes de travail afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle dans l’ensemble de l’organisation.
Avec toutes les données critiques sur une seule plateforme, vous ne perdrez pas de temps à rechercher des informations cruciales ou à créer des feuilles de calcul élaborées, ce qui réduit le risque d’erreurs humaines. En outre, les rapports et les analyses sont toujours disponibles au bout de vos doigts et mis à jour en temps réel. Les cadres seront en mesure de prendre des décisions éclairées sur la base de données actualisées – y compris le rendement du projet, le calendrier, les dépenses et la viabilité des clients.
Amélioration de la satisfaction des clients
L’un des plus grands avantages du logiciel PSA est la possibilité de donner aux clients des mises à jour fréquentes de l’état de leurs projets, jusqu’à leur achèvement. Ces informations étant centralisées, il est facile d’y accéder, avec un compte client, pour tenir votre client informé de l’avancement de son projet et des revers éventuels. Des mises à jour régulières aideront à rester sur la bonne voie, permettront de répondre aux questions, de réajuster si nécessaire et de résoudre rapidement tout problème. Ces données permettent aussi de justifier les heures facturables hors budget.
Un excellent service à la clientèle consiste à impliquer vos clients tout au long du cycle de vie du projet. Les clients heureux sont toujours plus enclins à revenir et à vanter vos services à d’autres.
Lisez notre article pour découvrir 5 moyens d’accroître la profitabilité de votre firme de services professionnels.
Résultat final
Selon l’étude SPI Research de 2022, les organisations qui utilisent des solutions PSA atteignent, en moyenne, 75,3 % d’utilisation facturable, contre 68,1 % pour celles qui ne le font pas. Un bond considérable peut également être noté dans les indicateurs clés de rendement (KPI), y compris la marge de projet (+13%), le bénéfice (+22%), le revenu annuel par consultant ou employé facturable (respectivement +6% et +10%), et la prévision de la filière des ventes (+15%). Pensez aux revenus supplémentaires que vous pouvez générer annuellement – obtenez votre part du gâteau !
De plus, le logiciel PSA facilite l’analyse rétrospective, en vous permettant de revenir sur l’historique d’un projet : vous pourrez voir qui a travaillé sur le projet, ce qui a été fait, combien de temps cela a pris, les montants facturés, etc. Ces données sont précieuses lorsqu’il s’agit de reproduire des projets fructueux.
Image: Les avantages d’un logiciel PSA
Comment assurer le succès de la mise en œuvre d’un PSA?
La qualité d’une solution PSA dépend des données que vous lui fournissez. Si votre équipe est réticente à la transition ou ne saisit pas les heures/données relatives à ses projets dans le système, celui-ci ne sera tout simplement pas aussi efficace pour votre organisation. Pour maximiser les avantages, votre entreprise doit prendre l’habitude de saisir des informations précises et à jour dans le système.
La formation est essentielle. Expliquez clairement aux employés quelles sont les données qu’il est crucial de surveiller. En outre, assurez-vous auprès de votre partenaire de mise en œuvre que votre PSA est convivial et intégrable à vos autres solutions. Plus vous facilitez la saisie des informations, plus vos employés sont susceptibles d’adopter le système, de saisir des données de qualité et d’utiliser cet outil à son plein potentiel.
Personnalisation et intégration CRM
Selon l’étude SPI Research menée en 2022, l’intégration de votre PSA à un logiciel CRM (Customer Relationship Management/gestion des relations clients) améliore les bénéfices, en moyenne, de 5 %.
Pour fonctionner de manière optimale, votre PSA peut avoir besoin d’être personnalisé et intégré à vos autres logiciels, à savoir votre CRM, en fonction des besoins et des processus spécifiques de votre secteur d’activité. Cette pratique peut être coûteuse et chronophage, en plus de nécessiter des experts-conseils spécialisés, comme ceux de Big Bang.
Tous les logiciels PSA sont dotés de fonctions de gestion de projets et de ressources, ainsi que de suivi du temps et des dépenses. Cependant, tous ne sont pas dotés des mêmes fonctionnalités. Il est important d’examiner d’abord les besoins de votre entreprise avant de choisir celui qui vous convient.
Fonctionnalités généralement proposées par les logiciels PSA :
- suivi du temps et des dépenses;
- gestion de projet;
- gestion des ressources.
Fonctions offertes par certains logiciels PSA, mais pas tous :
- système de CRM ou capacités à intégrer;
- système de paie;
- facturation;
- génération de propositions;
- devis et estimations;
- accès client;
- agenda;
- collaboration entre équipes;
- gestion de documents et de portefeuilles.
Le choix du bon logiciel peut sembler décourageant. La bonne nouvelle, c’est qu’avec un bon examen des processus d’affaires avant la configuration, vous ne tarderez pas à récolter les avantages de votre PSA personnalisé, pour aujourd’hui et pour les années à venir.
Les moyens par lesquels un PSA peut vous aider à développer votre société de services professionnels et à rationaliser vos opérations sont innombrables, ce qui est vrai pour tous les niveaux de votre organisation. Des experts-conseils, comme ceux de Big Bang, peuvent vous aider à choisir la solution PSA la mieux adaptée à votre secteur d’activité, à votre entreprise et à vos clients. Ainsi, des partenaires de mise en œuvre compétents sont essentiels – ils seront en mesure de vous guider à travers les particularités du logiciel et de vous aider à concevoir la solution idéale pour vous propulser vers la prochaine phase de votre succès.
Le point essentiel à retenir? Une meilleure gestion interne permettra à votre personnel de travailler au mieux de ses capacités. Cette efficacité sera ressentie par vos clients – et des clients heureux sont les meilleurs ambassadeurs.
Vous êtes prêt à vous lancer dans un PSA, mais vous ne savez pas par où commencer? Téléchargez la ressource PDF suivante :
