Sage Intacct ou QuickBooks Online : pourquoi les entreprises de taille intermédiaire passent à Sage Intacct

Si vous comparez Sage Intacct et QuickBooks Online (QBO), c’est probablement parce que vous avez déjà atteint les limites de QuickBooks Online : gestion de plusieurs entités, rapports consolidés ou processus de clôture mensuelle qui monopolise une semaine entière du temps de votre contrôleur financier.

En résumé, QuickBooks Online convient très bien aux entreprises comptant une seule entité et ayant une comptabilité relativement simple. Sage Intacct, quant à lui, est conçu pour les entreprises qui ont dépassé ce stade et qui ont besoin de gérer plusieurs entités, des rapports multidimensionnels, la reconnaissance des revenus ainsi que des flux de travail automatisés.

La véritable question n’est donc pas de savoir quel logiciel est le meilleur, mais plutôt de déterminer si votre équipe financière consacre encore du temps à des tâches manuelles qu’une plateforme ERP moderne devrait automatiser. C’est précisément ce que nous aidons les entreprises de taille intermédiaire à identifier chaque jour.

1. Le véritable déclencheur n’est pas le chiffre d’affaires, mais la complexité

La plupart des entreprises ne quittent pas QuickBooks Online parce qu’elles atteignent un certain niveau de revenus.

Elles migrent parce que la complexité de leurs activités dépasse les capacités de la plateforme.

Nous constatons régulièrement les mêmes situations :

• une deuxième ou une troisième entité juridique est créée et la consolidation devient un processus manuel dans Excel;
• l’équipe financière crée des feuilles de calcul parallèles afin de produire des rapports impossibles à obtenir directement dans QuickBooks Online;
• la clôture mensuelle passe de quelques jours à une semaine, voire davantage;
• plusieurs employés doivent accéder à différentes portions des données, mais les autorisations de QuickBooks Online deviennent insuffisantes;
• les auditeurs demandent des pistes d’audit détaillées que QuickBooks Online n’a pas été conçu pour fournir.

QuickBooks Online gère chaque société dans un fichier distinct.

Il n’existe pas de fonctionnalité native permettant :

• de consolider plusieurs entités;
• de partager un plan comptable commun;
• d’éliminer automatiquement les transactions intersociétés.

Toutes ces opérations doivent être réalisées manuellement à chaque clôture.

À l’inverse, Sage Intacct repose sur un grand livre dimensionnel, où l’entité, le service, l’emplacement ou le projet sont enregistrés comme des dimensions d’une même transaction plutôt que comme des systèmes distincts.

C’est cette différence fondamentale qui explique toutes les autres distinctions entre les deux solutions.

2. La gestion multi-entités : la principale raison de migrer

C’est ici que l’écart entre les deux plateformes est le plus important.

Dans la majorité de nos projets Sage Intacct, c’est également la raison principale qui motive la migration.

QuickBooks Online

• Chaque entité nécessite généralement son propre abonnement et son propre fichier.
• Les consolidations exigent l’exportation des balances de vérification suivie de rapprochements manuels.
• Les transactions intersociétés sont suivies et éliminées manuellement.
• Aucune structure dimensionnelle commune n’est disponible entre les différentes entités.

Sage Intacct

• Une seule connexion permet d’accéder à toutes les entités grâce au sélecteur d’entités.
• Toutes les entités partagent un même plan comptable et une structure dimensionnelle uniforme.
• Les transactions intersociétés sont automatiquement équilibrées grâce aux écritures « dû à » et « dû de ».
• Les états financiers consolidés peuvent être générés en temps réel, sans attendre la fin du mois.

Pour une entreprise possédant trois entités ou davantage, la consolidation manuelle peut facilement représenter plusieurs journées de travail à chaque clôture mensuelle.

Ce temps pourrait être consacré à l’analyse financière plutôt qu’à des rapprochements dans Excel.

Nous avons réalisé cette migration pour plusieurs entreprises en forte croissance ayant acquis de nouvelles filiales.

Chaque nouvelle entité ajoutait auparavant plusieurs étapes manuelles au processus de clôture sous QuickBooks Online.

En migrant vers la structure multi-entités native de Sage Intacct, ces entreprises ont non seulement gagné un temps considérable, mais elles ont également obtenu une vue consolidée de leurs activités qu’elles n’avaient jamais eue auparavant.

3. Rapports : des exportations statiques vers des analyses multidimensionnelles en temps réel

Les rapports de QuickBooks Online reposent principalement sur les classes et les emplacements.

Ces catégories sont utiles, mais relativement limitées.

Si vous souhaitez analyser simultanément les résultats par département, projet et emplacement, vous devrez généralement exporter les données dans Excel et créer vos propres tableaux croisés dynamiques.

Le grand livre dimensionnel de Sage Intacct permet d’associer à chaque transaction plusieurs dimensions, notamment :

• l’entité;
• le département;
• l’emplacement;
• le projet;
• le client;
• des dimensions personnalisées.

Les rapports peuvent ensuite être générés selon n’importe quelle combinaison de ces dimensions, sans quitter le système.

Cette capacité est particulièrement utile pour :

• les entreprises manufacturières et de distribution qui souhaitent analyser leurs marges par gamme de produits et par site;
• les sociétés de services professionnels qui ont besoin d’états des résultats par projet ainsi que de rapports consolidés;
• les détaillants et franchises exploitant plusieurs établissements et désirant comparer leurs performances en temps réel.

Concrètement, les dirigeants disposent de tableaux de bord mis à jour en continu plutôt que de rapports préparés plusieurs semaines après les événements.

C’est une situation que nous rencontrons fréquemment lors de nos mandats d’optimisation ERP : plusieurs entreprises ont adopté une plateforme infonuagique sans configurer correctement la structure dimensionnelle permettant d’en exploiter tout le potentiel.

4. L’automatisation : là où le retour sur investissement devient évident

Le coût est souvent le principal sujet de discussion lorsqu’une entreprise envisage de passer de QuickBooks Online à Sage Intacct.

À première vue, Sage Intacct est plus coûteux.

Cependant, comparer uniquement le prix des licences est trompeur.

Le faible coût initial de QuickBooks Online est souvent compensé par les nombreuses tâches manuelles nécessaires pour pallier les limites de la plateforme :

• embauche de personnel supplémentaire;
• utilisation de feuilles Excel;
• recours à des applications externes;
• risques plus élevés liés à la conformité.

Sage Intacct automatise plusieurs processus qui occupent une grande partie du temps des équipes financières sous QuickBooks Online, notamment :

• les écritures de journal récurrentes;
• les répartitions comptables;
• les flux d’approbation des comptes fournisseurs et des dépenses;
• la reconnaissance des revenus conforme à la norme ASC 606;
• les rapprochements bancaires;
• l’application automatique des encaissements.

Si votre entreprise recrute principalement de nouveaux comptables afin de suivre le rythme des rapprochements et des consolidations manuelles, plutôt que parce que le volume de transactions augmente réellement, cela indique généralement que vous compensez les limites de votre logiciel par des coûts de personnel.

5. Les intégrations : connecter Sage Intacct à votre écosystème technologique

Une comparaison entre Sage Intacct et QuickBooks Online serait incomplète sans parler des intégrations.

Pour la plupart des entreprises de taille intermédiaire, le logiciel comptable constitue le cœur du système d’information, mais il ne représente pas l’ensemble de l’écosystème.

QuickBooks Online s’appuie principalement sur des connecteurs provenant de son marché d’applications.

Ces connecteurs deviennent souvent moins performants lorsque le volume de transactions augmente ou lorsqu’il faut gérer plusieurs entités.

Sage Intacct offre des API natives beaucoup plus robustes.

Il s’intègre facilement aux solutions utilisées par les entreprises de taille intermédiaire, notamment :

• Salesforce et d’autres CRM;
• les plateformes de paie;
• les outils de gestion des dépenses;
• les systèmes spécialisés pour la fabrication;
• les solutions destinées au secteur de la construction;
• les applications pour les entreprises de services professionnels.

Chez Big Bang, l’implantation de ces intégrations constitue une partie essentielle de nos services.

Notre objectif est que Sage Intacct devienne le système financier de référence, connecté de façon transparente au CRM, aux systèmes de paie et aux outils opérationnels, plutôt qu’une application supplémentaire que les équipes doivent réconcilier manuellement.

Conclusion

QuickBooks Online est une excellente solution pour les entreprises comptant une seule entité et dont les besoins comptables sont relativement simples.

En revanche, il n’a pas été conçu pour gérer efficacement :

• les consolidations multi-entités;
• les rapports multidimensionnels;
• les processus d’automatisation dont les équipes financières des entreprises de taille intermédiaire ont besoin.

Sage Intacct répond à ces exigences de façon native.

Si votre clôture mensuelle prend trop de temps, que votre équipe compense les limites du système à l’aide de feuilles de calcul ou que votre entreprise se prépare à une croissance que QuickBooks Online ne peut plus soutenir, il est probablement temps d’envisager une migration.

Communiquez avec Big Bang pour obtenir une consultation gratuite sur Sage Intacct et découvrez à quoi pourrait ressembler une transition adaptée aux besoins de votre entreprise.

Foire aux questions (FAQ)

Sage Intacct est-il plus coûteux que QuickBooks Online?

Oui, si l’on compare uniquement le prix des licences. Sage Intacct est un ERP destiné aux entreprises de taille intermédiaire, tandis que QuickBooks Online est conçu pour les petites entreprises et proposé à un coût inférieur.

Cependant, pour les organisations qui gèrent plusieurs entités ou qui ont des besoins complexes en matière de rapports financiers, il est important de considérer le coût total de possession. Celui-ci comprend également les nombreuses heures consacrées aux consolidations, aux rapprochements manuels et aux tâches administratives que QuickBooks Online ne peut pas automatiser.

À quel moment une entreprise devrait-elle passer de QuickBooks Online à Sage Intacct?

Le signal le plus fréquent est l’ajout d’une deuxième entité juridique nécessitant des transactions inter-sociétés.

D’autres indicateurs montrent également qu’il est temps d’envisager une migration :

• la clôture mensuelle dépasse régulièrement une semaine;
• l’équipe financière s’appuie sur de nombreuses feuilles Excel pour produire ses rapports;
• l’entreprise se prépare à un audit externe nécessitant une documentation et une piste d’audit que QuickBooks Online ne fournit pas facilement.

Sage Intacct peut-il gérer la consolidation multi-entités contrairement à QuickBooks Online?

Oui.

Sage Intacct prend en charge nativement la consolidation de plusieurs entités grâce à :

• un plan comptable partagé;
• des éliminations inter-sociétés automatiques;
• des états financiers consolidés disponibles en temps réel.

À l’inverse, QuickBooks Online nécessite généralement un abonnement distinct pour chaque entité ainsi qu’une consolidation manuelle réalisée à partir d’exportations vers des feuilles de calcul.

Le passage de QuickBooks Online à Sage Intacct nécessite-t-il la migration des données historiques?

Oui.

Il s’agit généralement de l’étape la plus délicate du projet.

Une migration réussie comprend notamment :

• le nettoyage et la validation des données historiques;
• la conversion de l’ancien plan comptable vers la structure dimensionnelle de Sage Intacct;
• le rapprochement des soldes d’ouverture avant la mise en production.

C’est pourquoi la majorité des entreprises font appel à un consultant Sage Intacct expérimenté plutôt que de réaliser cette migration à l’interne.

Quelle est la différence entre Sage Intacct et QuickBooks Online en matière de rapports?

QuickBooks Online produit principalement des rapports basés sur des classes et des emplacements, ce qui limite les possibilités d’analyse multidimensionnelle sans recourir à Excel.

Sage Intacct utilise un grand livre dimensionnel qui permet d’associer à chaque transaction plusieurs dimensions, notamment :

• l’entité;
• le département;
• l’emplacement;
• le projet;
• ainsi que des dimensions personnalisées.

Cette approche permet de produire des rapports multidimensionnels en temps réel sans avoir à exporter les données vers des feuilles de calcul.