Imaginez investir des milliers, sinon des millions de dollars et d’innombrables heures dans un projet qui finit par… échouer. Cela ne semble pas très attrayant, n’est-ce pas? Perdre du temps et de l’argent, surtout dans le contexte économique actuel, n’est jamais une option envisageable. Ensemble, nous examinerons comment assurer le succès de votre implantation ERP (Enterprise Resource planning – prologiciel de gestion intégré en français).
Pourquoi les projets ERP échouent-ils? Il existe 3 axes dans lesquels s’inscrivent les principales raisons de l’échec d’une implantation ERP :
- Budget
- Échéancier
- Exigences de l’entreprise
Pour qu’une implantation soit réussie, ces trois éléments doivent être pris en compte, faute de quoi on aboutit inévitablement à ce que nous appelons un échec d’implantation.
Au fil des ans, nous avons remarqué des raisons récurrentes pour lesquelles l’implantation d’un ERP peut échouer – suivez ces directives pour éviter les échecs et vous épargner la frustration qui en découle. Allons-y!
1.Non-respect des exigences du système ou de l’entreprise
2.Incapacité à obtenir un financement suffisant
3.Incapacité à sélectionner le partenaire d’implantation le plus approprié
4.Délais irréalistes tout au long du processus d’implantation
5.Incapacité à désigner un chef de projet
6.Échec de la planification de la capacité
7.Se concentrer sur la technologie plutôt que sur les résultats
8.Échec du nettoyage des données
9.Manque d’investissement dans la gestion du changement
10.Manque d’investissement dans la formation des employés
1- Non-respect des exigences du système ou de l’entreprise
Ce point est crucial et se passe d’explication : lorsque vous mettez en place un système ERP, vous vous attendez à ce qu’il fasse le travail pour lequel il a été conçu, c’est-à-dire éliminer les points sensibles et augmenter la rentabilité et l’efficacité globales de l’entreprise. Or, ce n’est pas toujours le cas, ce qui entraîne sans aucun doute des frustrations, mais aussi un gaspillage d’argent et de ressources. C’est un peu comme acheter un ouvre-boîte qui n’ouvre pas les boîtes de conserve, ou acheter des lunettes avec une mauvaise prescription.
Comment l’éviter : Avant de choisir ou de mettre en œuvre le logiciel ERP, fournissez à vos consultants ou à vos ingénieurs internes une liste détaillée des besoins de votre entreprise.
Au préalable, vous devrez comprendre ce que fait un ERP et ses avantages. Avec les nombreuses fonctionnalités disponibles, il est important de déterminer celles qui seront bénéfiques à votre entreprise et, ainsi, les processus qui seront affectés par l’ERP. Il est tentant de vouloir tout ce qu’un logiciel ERP peut offrir, mais ce serait un peu comme utiliser une Maserati pour vos déplacements hebdomadaires à l’épicerie… Bien sûr, vous atteindrez votre objectif en faisant vos courses, mais l’usure de la voiture en vaut-elle vraiment la peine?
Avant même de chercher un logiciel ou des partenaires de mise en œuvre, dressez une liste des fonctionnalités et des exigences que vous souhaitez pour votre ERP. Veillez à sonder vos équipes pour savoir quels sont les difficultés qu’elles rencontrent et quels processus doivent être améliorés.
Voici une liste de questions pour commencer :
- Avez-vous besoin que votre ERP prenne en charge la paie, les clôtures de fin de mois, la gestion des devis, la facturation, etc.?
- Quels rapports pourraient être nécessaires aux différents utilisateurs?
- Avez-vous seulement besoin d’un module de comptabilité et de finance, ou avez-vous besoin d’autres modules – pour votre département des ventes, l’inventaire, la fabrication et la distribution, etc.?
Une fois que vous aurez dressé la liste des éléments non négociables et des éléments souhaitables, vous serez en mesure de mieux déterminer vos besoins en matière d’ERP. Votre partenaire d’implantation (comme Big Bang) peut également vous guider dans cette étape, à l’aide d’un examen des processus d’affaires.
Une fois les choses bien claires avec les parties prenantes, vous serez en mesure de choisir une plateforme qui répond à vos exigences, et même de la personnaliser pour lui donner les fonctionnalités exactes nécessaires à son fonctionnement optimal.
2- Incapacité à obtenir un financement suffisant
Les débordements de coûts sont courants, il n’est pas rare qu’un projet dépasse le budget prévu – le calendrier peut changer et des coûts inattendus peuvent survenir. Cependant, la raison des échecs d’implantation dus à des ressources financières insuffisantes est le manque de planification. En d’autres termes, il est toujours bon de prévoir un amortisseur avant de plonger dans un projet de transformation numérique important, comme l’implantation d’un ERP.
Comment l’éviter : Une bonne pratique à mettre en place lors de la construction d’un projet d’implantation ERP est la contingence. La contingence consiste à garder une certaine somme d’argent en marge du projet pour l’utiliser comme tampon. Dans le cas où le coût final dépasse le montant budgété, cet argent peut être utilisé pour maintenir le projet à flot. Cela dit, la meilleure façon de respecter le budget est de planifier correctement votre implantation, dès le départ – c’est là qu’un bon partenaire de transformation numérique s’avère utile.
Si vous êtes situé au Canada, ce blogue que nous avons rédigé sur les prêts pour la transformation numérique offerts par le gouvernement canadien pourrait vous être utile pour répondre à vos besoins financiers en matière d’implantation.
3- Incapacité à sélectionner le partenaire d’implantation le plus approprié
Une cause majeure des échecs de la mise en œuvre d’un ERP réside dans le choix du mauvais partenaire d’implantation. Rien n’est pire que de travailler avec des personnes qui n’ont pas votre réussite à cœur ou qui ne savent tout simplement pas comment répondre à vos besoins.
Comment l’éviter : Cette étape n’est pas à prendre à la légère – prenez votre temps pour évaluer vos options. Votre équipe d’experts-conseils sera cruciale pour le succès de l’implantation de votre ERP. Veillez à sélectionner un partenaire qui a une connaissance approfondie de votre entreprise, de votre marché et de votre secteur d’activité. N’hésitez pas à faire des évaluations gratuites, à poser des questions et à demander des démonstrations. Tous ces éléments vous aideront à évaluer vos options afin de choisir le bon partenaire.
Si vous êtes déjà accablé par les conséquences d’un mauvais partenariat d’implantation, envisagez de contacter nos experts pour une mission de sauvetage. Nous pouvons prendre en charge votre projet ERP là où d’autres ont échoué, et le transformer en succès.
4- Délais irréalistes tout au long du processus d’implantation
Personne n’est surhumain – il est insensé de fixer des attentes et des délais irréalistes lors de la planification de l’implantation d’un ERP. Ce type de mauvaise gestion de projet est une erreur souvent commise par les équipes d’implantation qui attendent de tous les acteurs qu’ils consacrent 100% de leur temps et de leurs efforts au projet en cours.
Les employés que vous affectez au projet auront d’autres obligations. Une implantation d’ERP en cours ne met pas l’entreprise en attente – ce qui signifie qu’ils auront probablement d’autres tâches et d’autres priorités qui prendront le dessus de temps en temps, et qui viendront s’ajouter à la durée du projet. Il en va de même pour votre équipe de consultants, qui travaillera très probablement sur d’autres projets complexes en même temps.
Comment l’éviter : Prendre le temps d’être franc sur le temps que vous pouvez consacrer au projet et fixer des délais réalistes et atteignables vous évitera bien des soucis. Indiquez clairement vos priorités à votre équipe d’implantation et ne prenez pas trop de risques. Votre équipe d’implantation doit également faire de même et respecter un calendrier aussi précis et transparent que possible. Une bonne communication avec des suivis périodiques tout au long du projet est essentielle pour que les parties prenantes puissent fournir un feedback et que les experts-conseils puissent résoudre les problèmes qui se présentent et réajuster le calendrier en conséquence.
À long terme, l’établissement d’un calendrier avec les bonnes projections vous permettra d’économiser du temps et de l’argent et de faire de votre projet ERP un succès.
5- Incapacité à désigner un chef de projet
Les chefs de projet peuvent faire une énorme différence dans la réussite de l’implantation d’un ERP. Même lorsqu’elles font appel à des consultants pour les aider dans leurs projets d’implantation, les entreprises ont tendance à oublier qu’elles ont aussi un rôle crucial à jouer – ce qui exige un certain leadership de leur part. Souvent, les dirigeants ne s’impliquent pas suffisamment ou ne désignent pas de chef de projet interne. Cela peut entraîner de la confusion, de la frustration et des problèmes de communication entre le client et l’équipe d’implantation. De la même manière, vos partenaires d’implantation doivent également désigner un chef d’équipe et un chef de projet, afin de garantir le bon déroulement du projet.
Comment l’éviter : Il va sans dire que la présence d’un leader, tant en interne que dans l’équipe d’experts en implantation, rendra les choses beaucoup plus efficaces. Choisissez une personne ayant une expérience pertinente, qui est également à l’aise pour prendre la direction de projets à long terme.
6- Échec de la planification de la capacité
Surestimer la capacité de vos ressources disponibles peut s’avérer être un gros risque lorsque vient le temps d’implanter votre ERP. Par ressources, nous entendons évidemment les ressources humaines, mais aussi les ressources matérielles et financières. Penser que vous pouvez faire quelque chose en interne et réaliser à mi-chemin du projet que vous n’avez pas les connaissances ou les capacités nécessaires pour l’exécuter correctement peut entraîner des retards, des erreurs et, en fin de compte, un échec.
Comment l’éviter : Planifiez simplement en fonction de ce que vous avez – ni plus, ni moins. Il est bon d’être ambitieux, mais lorsqu’il s’agit de l’implantation d’un ERP, il est toujours préférable d’être prudent. Prévoyez plus d’un scénario, afin d’être prêt à toute éventualité et à adapter votre calendrier. Vous éliminerez ainsi le risque de pénurie de ressources tout au long du projet.
7- Se concentrer sur la technologie plutôt que sur les résultats
Les ingénieurs informatiques et les experts en solutions cloud sont des passionnés – ils vivent, mangent et respirent la technologie. Cependant, se concentrer trop sur la technologie est une pente dangeureuse. Parfois, la raison de l’échec de l’implantation d’un ERP est simplement due au fait qu’il y a trop de fonctionnalités, dont certaines ne sont pas utiles ou pertinentes pour les besoins de l’entreprise (voir la métaphore de la voiture de luxe, dans le cadre de la raison n°1). Cela augmente le risque que les équipes se perdent dans le nouveau système et ne soient pas capables d’utiliser correctement l’ERP – ce qui peut finalement conduire à un manque d’adoption du nouveau logiciel. L’objectif de l’ERP est de vous simplifier la vie, pas d’ajouter une couche de complexité à votre travail.
Comment l’éviter : Restez toujours concentré sur les résultats de l’entreprise et n’implantez ou ne personnalisez une fonctionnalité que si elle est vraiment bénéfique pour les opérations. Cela ne veut pas dire que vous devez vous abstenir d’essayer de nouvelles avenues technologiques, mais gardez à l’esprit vos besoins et le retour sur investissement.
8- Échec du nettoyage des données
Lors de l’implantation d’un nouveau système ERP, de nombreuses entreprises font l’erreur d’importer aveuglément toutes leurs anciennes données sans prendre le temps d’évaluer la qualité de ces dernières. Garbage in, garbage out. Si vous n’êtes pas familier avec ce dicton, il signifie que « la qualité du résultat est déterminée par la qualité de l’entrée ». En d’autres termes, l’importation de données de mauvaise qualité, non pertinentes ou obsolètes dans un nouveau système conduira inévitablement à un ERP de mauvaise qualité, et ne vous facilitera pas la vie le moins du monde.
Comment l’éviter : Lorsque le moment est venu de passer au nouveau système ERP, prenez le temps de nettoyer vos anciennes données, de renommer certains éléments, de mettre de l’ordre, d’éliminer les données non pertinentes et les doublons. Ainsi, votre nouveau logiciel pourra fonctionner sur des données de qualité, ce qui réduira considérablement les erreurs dues à des données erronées.
9- Manque d’investissement dans la gestion du changement
Une faible adoption par les utilisateurs est l’équivalent d’une condamnation à mort pour une nouvelle technologie comme un système ERP, car elle ne peut pas servir l’objectif pour lequel elle a été initialement conçue. Souvent, c’est parce que les employés résistent au changement et pensent que la direction essaie de les remplacer par des machines, rendant ainsi leur travail obsolète. Cette idée erronée résulte de la négligence à investir du temps et de l’argent dans la gestion du changement.
Comment l’éviter : Il est important de rallier votre personnel aux changements à venir dès le début du projet, à l’aide d’un plan de transformation clair, assorti d’une vision et d’objectifs. Le fait de savoir que le changement est sur le point de se produire permet aux employés de se préparer et de se sentir plus à l’aise. Expliquez à vos équipes pourquoi l’implantation de l’ERP est nécessaire pour l’avenir de l’entreprise, et comment elle va les aider dans leurs tâches quotidiennes. Vous devez vous assurer qu’ils comprennent que ce nouveau système ne va pas les remplacer – il va seulement simplifier leur façon de travailler.
10- Manque d’investissement dans la formation des employés
Implanter un logiciel ERP sans que personne ne l’utilise est l’exemple même de l’échec. La formation est l’une des dernières pièces du puzzle et ne doit pas être négligée dans votre budget et votre calendrier. Au bout du compte, si vos équipes ne savent pas comment faire fonctionner correctement le système ERP, vous n’obtiendrez jamais le retour sur investissement qui vous a été promis et espéré.
Comment l’éviter : Prendre le temps de former votre personnel est crucial pour une implantation ERP réussie car, en fin de compte, vous voulez que vos employés soient en mesure d’utiliser le logiciel à son plein potentiel, à mesure que votre entreprise se développe. Investissez dans la formation avant, pendant et après l’implantation pour que vos employés soient au courant des nouvelles fonctionnalités du logiciel. Si vous ne disposez pas des ressources internes appropriées pour la formation, envisagez de la confier à vos partenaires d’implantation, qui peuvent proposer des cours et accompagner vos employés dans leur parcours d’apprentissage. Pour en savoir plus sur les programmes de formation de Big Bang, cliquez ici.
Conclusion
En fin de compte, l’implantation de votre ERP devrait résoudre les problèmes de votre entreprise, et non en devenir un. En gardant ces conseils à l’esprit, vous serez plus à même de mener à bien votre projet d’implantation d’un ERP, d’en faire un succès et de profiter des avantages de votre nouvelle technologie infonuagique. Et n’oubliez pas que les experts de Big Bang seront toujours là, si vous avez besoin d’un partenaire d’implantation qui a à cœur vos intérêts et votre réussite. Bonne chance!
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