Le logiciel ERP est un outil qui permet aux entreprises d’améliorer leur performance et de l’aider à croître. Son implantation est avant tout un projet qui devra mobiliser l’ensemble de l’organisation où la définition des besoins est primordiale avant de se lancer.
- La définition d’un ERP
- Pourquoi l’ERP est devenu un outil incontournable pour les entreprises qui souhaitent croître?
- Comment trouve-t-on le bon ERP?
- À quel moment une entreprise doit-elle se tourner vers un ERP?
- Comment utiliser un ERP?
- Les deux principaux type de solutions ERP
- Combien coûte l’implantation d’un logiciel ERP?
- Déterminer les besoins autour de l’implémentation d’un ERP
- Quels types d’entreprises utilisent un ERP?
- Quelle est la différence entre un logiciel ERP et un CRM?
- Comment Big Bang peut maximiser le succès du déploiement d’un ERP cloud?
- Mesurer la performance d’un ERP
Qu’est-ce qu’un logiciel ERP (ou PGI)?
Un système ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (progiciel de gestion intégré) est un outil constitué de différents modules permettant de gérer l’ensemble de l’activité d’une entreprise : gestion comptable, gestion commerciale, gestion de projets, gestion des stocks, etc. qui sont tous reliés à une seule base de données. L’objectif principal d’un ERP est de centraliser toutes les données d’une entreprise dans un seul système.
Pourquoi l’ERP est devenu un outil incontournable pour les entreprises qui souhaitent croître?
Outre le fait que les outils informatiques sont devenus indispensables à notre manière de travailler, c’est parce que les entreprises évoluent sur des marchés très compétitifs aujourd’hui que les systèmes d’informations tels que le logiciel ERP sont devenus un enjeu d’avantage concurrentiel.
Un ERP permet de recueillir, traiter, stocker et diffuser de gros volumes de données. Une fois interprétées via des rapports et des tableaux de bords, ces données deviennent alors une information qui permettra la prise de décision. En d’autres termes, les logiciels ERP deviennent le socle à toute prise de décision.
Au-delà d’accroître le volume de données, le logiciel ERP les fiabilise et les sécurise. L’ERP étant constitué d’une seule base de données partagée et modifiée par les utilisateurs, cela assure une mise à jour continue de la donnée et fiabilise les échanges de données entre les utilisateurs.
L’avantage le plus visible d’utiliser un ERP est le gain de productivité avec l’automatisation des tâches et des processus. L’implantation d’un ERP impose également à l’entreprise de repenser les processus internes afin de les optimiser et de les rendre plus fluides. Cette optimisation des processus internes permet à terme d’améliorer le travail collaboratif et la communication.
Enfin, les ERP basés sur le cloud permettent plus de mobilité et de flexibilité. L’accès au système s’effectue via une connexion avec un identifiant et un mot de passe sur un site web hébergé à distance. Laisser l’éditeur de logiciel héberger la solution permet de réduire les coûts de maintenance.
Comment trouve-t-on le bon ERP?
Afin de trouver le logiciel ERP qui convient le mieux à votre entreprise, il faut tout d’abord que vos besoins soient bien identifiés. Ensuite, pensez à estimer les coûts d’acquisition et d’implantation que votre nouveau ERP pourra engendrer, ainsi que son retour sur investissement (ROI), et déterminez le budget que votre entreprise sera prête à investir dans un tel projet. Cela permettra rapidement d’éliminer les options trop dispendieuses ou pas assez rentables.
Si vous faites déjà l’usage d’autres logiciels sur le cloud ou sur site, faites bien attention à ce que votre logiciel ERP de choix aie la possibilité de s’intégrer sans problème avec vos systèmes existants, et qu’il soit personnalisable selon les besoins spécifiques de votre entreprise. Une étape à ne pas négliger est aussi de s’assurer de la facilité d’utilisation du système par celles et ceux qui devront l’exploiter, au quotidien.
De plus, une des meilleures pratiques dans l’industrie est de s’équiper d’une équipe d’experts-conseils qui vous aidera à naviguer à travers les différentes étapes de sélection d’un système ERP, car celles-ci peuvent s’avérer être complexes à évaluer à l’interne. Par exemple, les consultants de Big Bang sont formés pour acquérir une connaissance approfondie des différents secteurs d’activité et de leurs exigences particulières. Notre équipe d’experts-conseil est centrée sur le client et s’assure de mener des recherches approfondies sur les besoins spécifiques de votre entreprise, afin de vous proposer la meilleure solution possible.
Pour en lire davantage sur comment sélectionner le meilleur logiciel ERP, consultez notre guide détaillé « Logiciel ERP : 8 étapes pour faire le bon choix » écrit par Andrei Banea, Directeur des solutions clients et de la croissance chez Big Bang.
À quel moment une entreprise doit-elle se tourner vers un ERP?
Chaque entreprise est unique et dispose de besoins totalement différents. Pour autant, elles sont toutes confrontées aux mêmes problématiques dont les solutions résident dans l’implantation d’un logiciel ERP.
Les principales sources d’irritation ou points bloquants sont :
- La réalisation de nombreuses tâches manuelles sans valeur ajoutée pour l’entreprise qui pourraient être automatisées.
- L’accessibilité à l’information est difficile, ce qui rend la prise de décision longue.
- Les données dont dispose l’entreprise ne sont pas mises à jour de manière régulière, ce qui les rend très vite obsolètes.
- L’utilisation de nombreux outils interdépendants au sein de l’organisation qui complexifie les processus.
- Les difficultés à partager les données entre les différents services de l’entreprise.
Pour résumer, si l’entreprise constate que les échanges d’informations au sein de son organisation ne sont pas fluides et ni de qualités, alors elle a besoin d’un logiciel ERP.
Comment utiliser un ERP?
Il est important de noter que les spécificités de l’utilisation d’un logiciel ERP peuvent varier en fonction du logiciel spécifique que vous utilisez. Il est donc recommandé de lire attentivement le manuel de l’utilisateur et de demander une aide supplémentaire à des experts qualifiés, comme ceux de Big Bang.
Une chose est certaine par contre, un logiciel ERP est conçu pour rationaliser les processus et opérations de votre entreprise. Voici une liste non exhaustive des différentes fonctionnalités d’un ERP :
- Saisie des données : Saisir toutes les données pertinentes, telles que les informations sur les clients, les données financières et les données d’inventaire, dans le logiciel ERP. Cela peut impliquer l’ajout de nouveaux enregistrements, la mise à jour d’enregistrements existants et la suppression d’enregistrements périmés.
- Tenue d’archives : Conservez les informations commerciales importantes dans le système ERP, telles que les transactions de vente, les achats, les factures et les niveaux de stock.
- Rapports : Exécutez divers rapports pour visualiser les données en temps réel sous différents formats et obtenir des informations sur les activités de votre entreprise. Les rapports les plus courants sont les rapports de vente, les rapports financiers, les rapports d’inventaire et les rapports sur les clients.
- Gestion du flux de travail : Gérez divers flux de travail, tels que le traitement des commandes, le suivi des expéditions, la gestion de production et la gestion des projets.
- Analyse : Utilisez les outils d’analyse du logiciel ERP pour mieux comprendre les données de votre entreprise, par exemple pour identifier les tendances, analyser les modèles et détecter les problèmes potentiels.
- Collaboration : Facilitez la collaboration avec d’autres utilisateurs, tels que les membres de l’équipe, les clients et les fournisseurs. Il peut s’agir de partager des données, de communiquer par le biais du logiciel ou de travailler ensemble sur des projets.
- Entretien : Sauvegardez régulièrement vos données, mettez à jour le logiciel et effectuez d’autres tâches de maintenance pour assurer le bon fonctionnement du logiciel et la sécurité de vos données.
Les deux principaux type de solutions ERP:
ERP sur site (ou ERP “on-premise” en anglais)
Avec un système ERP “sur site”, une entreprise achète et installe la licence sur ses propres outils informatiques : serveurs, ordinateurs… Ce type de solution tend à disparaître à cause de sa rigidité. En général, ce sont les entreprises disposant d’un département de technologie de l’information (TI) qui optent pour cette solution puisqu’elles ont les ressources en interne nécessaires pour assurer la maintenance, le développement, les mises à jour et la sécurité de l’ERP.
ERP sur le cloud
La tendance actuelle est d’opter pour les ERP cloud. L’entreprise souscrit un abonnement auprès de l’éditeur de logiciel. La solution, étant hébergée sur un serveur distant, permet d’obtenir de nombreux avantages.
- Une réduction des coûts avec l’externalisation des coûts liés au maintien de la solution.
- Bénéficier des dernières mises à jour de l’ERP.
- L’accès à la solution est plus flexible avec l’utilisation d’un simple identifiant pour se connecter, et ce, sur n’importe quel terminal.
Améliore la sécurité de vos données.
Combien coûte l’implantation d’un logiciel ERP?
Le coût d’implantation d’un ERP est constitué de plusieurs types de coûts, qui peuvent fluctuer de quelques milliers à des centaines de milliers de dollars, selon la taille de l’entreprise, la complexité du logiciel et le fournisseur :
- Le coût du logiciel (licenses);
- Le coût de l’implantation (gestion du projet, migration des données, la formation, etc.);
- Le coût de la personnalisation;
- Le coût global de la maintenance et de la croissance (le soutien, les mises à niveau, l’hébergement, etc.).
Il est important de noter que le coût d’implantation d’un logiciel ERP peut également être influencé par des facteurs externes, tels que l’économie locale et la disponibilité de personnel qualifié.
En général, le coût de l’implantation d’un ERP peut varier de quelques milliers de dollars pour une petite entreprise à plusieurs millions de dollars pour une grande entreprise complexe. C’est pourquoi il est important de budgétiser tous les coûts associés à l’implantation d’un ERP, et de prendre en compte les avantages à long terme d’un logiciel ERP, tels qu’une efficacité accrue, une meilleure précision des données, et une meilleure prise de décision.
Apprenez-en plus dans notre blog « Le prix d’un ERP », qui détaille les différents coûts reliés à un logiciel ERP et son implantation.
Déterminer les besoins autour de l’implémentation d’un ERP
Une fois le type de solution choisi pour son organisation, d’autres questions sont à prendre en considération avant de se lancer dans l’implantation d’un ERP. Ces questions permettront de déterminer le scope de votre implantation, mais aussi le coût et votre besoin en termes d’accompagnement.
- Aurais-je besoin de migrer des données? Si oui, quel est le volume? La complexité?
- À quel niveau l’activité de mon entreprise est spécifique? À quel point l’ERP devra-t-il être personnalisé?
- Dois-je réaliser des connexions entre l’ERP et des logiciels existants dans mon organisation?
- L’implantation d’un logiciel nécessite de former les utilisateurs et la formation dépendra de la complexité de la solution mise en place. Qui sera chargé de cette formation? Le partenaire d’implantation? Formation à l’interne? Une entreprise extérieure?
- Comment est-ce que je souhaite gérer la maintenance de la solution? Est-ce que je prévois des optimisations de la solution?
Quels types d’entreprises utilisent un ERP?
Les logiciels ERP sont utilisés par des organisations de toutes tailles et de tous secteurs d’activité, notamment :
- Industries et secteur manufacturier (entreprises de fabrication, grossistes, distributeurs) : Gérer les processus de production, notamment la programmation, la gestion des matériaux, le contrôle de la qualité, la gestion des stocks, le traitement des commandes et l’expédition
- Biens de consommation et vente au détail : Gérer les transactions aux points de vente, la gestion des stocks et la gestion des relations avec la clientèle.
- Soins de la santé : Gérer les informations sur les patients, la facturation et la gestion de la chaîne d’approvisionnement
- Construction, transports et matériaux : Gérer les projets, y compris la planification des projets, la budgétisation et l’affectation des ressources.
- Hôtellerie : Gérer les opérations, notamment les finances, les achats et les ressources humaines
- Finances et immobilier (banques, compagnies d’assurance et autres organismes de services financiers ou immobilier) : Gérer la comptabilité, la conformité et la gestion des risques
- Médias, technologie de l’information et télécommunications : Gérer la gestion de projets, la facturation, la gestion de la relation client, le service à la clientèle et l’allocation des ressources.
Ce ne sont là que quelques exemples des types d’industries qui utilisent les logiciels ERP et leurs bénéfices pour chacune d’entre elles. Les avantages des logiciels ERP, tels que l’augmentation de l’efficacité, l’amélioration de la précision des données et la prise de décision plus éclairée, en font un outil précieux pour les organisations de nombreux secteurs d’activités.
Quelle est la différence entre un logiciel ERP et un CRM?
L’ERP et le CRM sont deux types de logiciels différents qui servent différents objectifs dans l’écosystème numérique d’une entreprise.
ERP | CRM |
| Un ERP (ou PGI) est un système central qui automatise vos processus financiers, ainsi que certains des éléments les plus importants de vos processus commerciaux, notamment les ventes, le marketing, la planification et le développement de produits, et la paie, pour une meilleure efficacité sur le lieu de travail. En d’autres termes, un ERP est la source unique de vérité, où toutes les données cumulées peuvent être trouvées dans un seul système, permettant une visibilité sur les rapports, les finances, le véritable retour sur investissement, les opérations et la consolidation de tous les centres d’affaires. | CRM signifie Customer Relationship Management (gestion de la relation client). Il s’agit d’un type de logiciel utilisé pour compiler des données sur les clients acquis par le biais de divers canaux de vente et de communication, notamment le site Web de l’entreprise, le courrier électronique, le téléphone ou les médias sociaux. L’utilisation d’un système CRM permet de mieux comprendre entre autres l’historique des contacts des clients avec l’entreprise, leurs informations personnelles, leurs préférences, afin d’établir une relation solide avec les clients potentiels, existants et passés. Il permet à votre force de vente de gérer proactivement la relation de votre entreprise avec ses clients. |
En résumé, les logiciels ERP se concentrent sur la gestion des processus et opérations internes, tandis que les logiciels CRM se concentrent sur la gestion des interactions et des relations avec les clients. Cependant, de nombreuses entreprises utilisent à la fois les logiciels ERP et CRM, car ils se complètent et offrent une vision plus complète de l’entreprise.
Comment Big Bang peut maximiser le succès du déploiement d’un ERP cloud?
The Big Bang Experience® est la méthodologie standard de mise en œuvre des solutions cloud divisée en 7 étapes permettant de maximiser le succès du déploiement d’un ERP cloud :
- Étape 1 : Le lancement : La planification et coordination entre les parties prenantes.
- Étape 2 : L’analyse : La création d’un plan d’action.
- Étape 3 : La conception : L’association des processus aux fonctionnalités universelles et la détermination des processus qui nécessitent une personnalisation.
- Étape 4 : Le développement : La mise en place des configurations.
- Étape 5 : La validation : La phase de tests et de validation.
- Étape 6 : La mise en œuvre : Le déploiement des configurations et la migration des données.
- Étape 7 : L’optimisation : Déterminer les zones à améliorer.
Big Bang implémente quatre logiciels ERP cloud, pour en savoir plus sur ces solutions cliquez sur les liens ci-dessous :
Mesurer la performance d’un ERP
Une fois le logiciel ERP en fonction, il est important de définir des indicateurs afin d’évaluer sa performance. La clé pour définir les bons indicateurs est de se baser sur les éléments qui ont poussé l’organisation à transitionner vers un ERP. L’entreprise doit fixer des objectifs au regard de ces éléments, puis déterminer les indicateurs qui évalueront l’avancée vers ces objectifs :
- Mesurer le gain de temps des tâches automatisées,
- Évaluer la satisfaction des employés,
- Évaluer la satisfaction des clients, l’augmentation des ventes, la fidélisation des clients,
- L’optimisation des processus, un meilleur partage de l‘information, la mise à jour des données,
- Une meilleure gestion de stocks, de la chaîne d’approvisionnement, de la relation fournisseurs.
Conclusion
Les logiciels ERP sont devenus des outils incontournables pour les entreprises qui souhaitent croître et pérenniser leur activité. Les ERP permettent de produire plus de données en un temps réduit, de meilleure qualité, accessible en tout lieu et tout cela de manière sécurisée.
