Le logiciel ERP, un outil puissant pour les entreprises

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Le logiciel ERP est un outil qui permet aux entreprises d’améliorer leur performance et de l’aider à croître. Son implémentation est avant tout un projet qui va devoir mobiliser l’ensemble de l’organisation où la définition des besoins est primordiale avant de se lancer.

 

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ou PGI ?

Un système ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (progiciel de gestion intégré) est un outil constitué de différents modules permettant de gérer l’ensemble de l’activité d’une entreprise : gestion comptable, gestion commerciale, gestion de projets, gestion des stocks, etc. qui sont tous reliés à une seule base de données. L’objectif principal d’un ERP est de centraliser toutes les données d’une entreprise dans un seul système.

Schéma des différents activités autour du logiciel ERP

Pourquoi l’ERP est devenu un outil incontournable pour les entreprises qui souhaitent croître ?

Outre le fait que les outils informatiques sont devenus indispensables à notre manière de travailler, c’est parce que les entreprises évoluent sur des marchés très concurrentiels aujourd’hui que les systèmes d’informations sont devenus un enjeu d’avantage concurrentiel.

Un ERP permet de recueillir, traiter, stocker et diffuser de gros volumes de données. Une fois interprétées via des rapports et des tableaux de bords, ces données deviennent alors une information qui permettra la prise de décision. En d’autres termes, les logiciels ERP deviennent le socle à toute prise de décision.

Au-delà d’accroître le volume de données, le logiciel ERP la fiabilise et la sécurise. L’ERP étant constitué d’une seule base de données partagée et modifiée par les utilisateurs, cela assure une mise à jour continue de la donnée et fiabilise les échanges de données entre les utilisateurs.

L’avantage le plus visible d’utiliser un ERP est le gain de productivité avec l’automatisation des tâches et des processus. L’implémentation d’un ERP, impose, également, à l’entreprise de repenser les processus internes afin de les optimiser et de les rendre plus transverses. Cette optimisation des processus internes permet à terme d’améliorer le travail collaboratif et la communication.

Enfin, les ERP basés sur le cloud permettent plus de mobilité et de flexibilité. L’accès au système s’effectue via une connexion avec un identifiant et un mot de passe sur un site web hébergé à distance. Laisser l’éditeur de logiciel héberger la solution permet de réduire les coûts de maintenance.

À quel moment une entreprise doit-elle se tourner vers un ERP ?

Chaque entreprise est unique et dispose de besoins totalement différents. Pour autant, elles vont toutes être confrontées aux mêmes problématiques et dont les solutions résident dans l’implémentation d’un logiciel ERP.

Les principales sources d’irritation ou “pain points” sont :

  • La réalisation de nombreuses tâches manuelles sans valeur ajoutée pour l’entreprise qui pourraient être automatisées.
  • L’accessibilité à l’information est difficile ce qui rend la prise de décision longue.
  • Les données dont dispose l’entreprise ne sont pas mises à jour de manière régulière ce qui les rends très vite obsolètes.
  • L’utilisation de nombreux outils interdépendants au sein de l’organisation qui complexifie les processus.
  • Les difficultés à partager les données entre les différents services de l’entreprise.

Pour résumer, si l’entreprise constate que les échanges d’informations au sein de son organisation ne sont pas fluides et ni de qualités, alors elle a besoin d’un logiciel ERP.

Les deux principaux type de solutions ERP :

ERP sur site (ou ERP “on-premise” en anglais)

Avec un système ERP “sur site”, une entreprise achète et installe la licence sur ses propres outils informatiques : serveurs, ordinateurs… Ce type de solution tend à disparaître à cause de sa rigidité. En général, ce sont les entreprises disposant d’un département de technologie de l’information (TI) qui optent pour cette solution puisqu’elles ont les ressources en interne nécessaires pour assurer la maintenance, le développement, les mises à jour et la sécurité de l’ERP.

ERP sur le cloud

La tendance actuelle est d’opter pour les ERP cloud. L’entreprise souscrit un abonnement auprès de l’éditeur de logiciel. La solution, étant hébergée sur un serveur distant, permet d’obtenir de nombreux avantages.

  • Une réduction des coûts avec l’externalisation des coûts liés au maintien de la solution.
  • Bénéficier des dernières mise à jour de l’ERP.
  • L’accès à la solution est plus flexible avec l’utilisation d’un simple identifiant pour se connecter et ce, sur n’importe quel terminal.
  • Améliore la sécurité de vos données.

 

Déterminer les besoins autour de l’implémentation d’un ERP

Une fois le type de solution choisi pour son organisation, d’autres questions sont à prendre en considération avant de se lancer dans l’implémentation d’un ERP. Ces questions permettront de déterminer le scope de votre implémentation, mais aussi le coût et votre besoin en termes d’accompagnement.

  • Aurais-je besoin de migrer des données ? Si oui, quel est le volume ? La complexité ?
  • À quel niveau l’activité de mon entreprise est spécifique ? A quel point l’ERP devra-t-il être personnalisé ?
  • Dois-je réaliser des connexions entre l’ERP et des logiciels existants dans mon organisation ?
  • L’implémentation d’un logiciel nécessite de former les utilisateurs et la formation dépendra de la complexité de la solution mise en place. Qui sera chargé de cette formation ? Le partenaire d’implémentation ? Formation à l’interne ? Une entreprise extérieure ?
  • Comment est-ce que je souhaite gérer la maintenance de la solution ? Est-ce que je prévois des optimisations de la solution ?

 

Comment Big Bang peut maximiser le succès du déploiement d’un ERP cloud ?

The Big Bang Experience® est la méthodologie standard de mise en œuvre des solutions cloud divisée en 7 étapes permettant de maximiser le succès du déploiement d’un ERP cloud :

  • Étape 1 : Le lancement : La planification et coordination entre les parties prenantes.
  • Étape 2 : L’analyse : La création d’un plan d’action.
  • Étape 3 : La conception : L’association des processus aux fonctionnalités universelles et la détermination des processus qui nécessitent une personnalisation.
  • Étape 4 : Le développement : La mise en place des configurations.
  • Étape 5 : La validation : La phase de tests et de validation.
  • Étape 6 : La mise en œuvre : Le déploiement des configurations et la migration des données.
  • Étape 7 : L’optimisation : Déterminer les zones à améliorer.

 

Big Bang implémente quatre logiciels ERP cloud, pour en savoir plus sur ces solutions cliquez sur les liens ci-dessous :

 

Mesurer la performance d’un ERP

Une fois le logiciel ERP en fonction, il est important de définir des indicateurs afin d’évaluer sa performance. La clé pour définir les bons indicateurs est de se baser sur les éléments qui ont poussé l’organisation à transitionner vers un ERP. L’entreprise doit fixer des objectifs au regard de ces éléments, puis déterminer les indicateurs qui évalueront l’avancée vers ces objectifs :

  • Mesurer le gain de temps des tâches automatisées,
  • Evaluer la satisfaction des employés,
  • Evaluer la satisfaction des clients, l’augmentation des ventes, la fidélisation des clients,
  • L’optimisation des processus, un meilleur partage de l‘information, la mise à jour des données,
  • Une meilleure gestion de stocks, de la chaîne d’approvisionnement, de la relation fournisseurs.

 

Conclusion

Les logiciels ERP sont devenus des outils incontournables pour les entreprises qui souhaitent croître et pérenniser leur activité. Les ERP permettent de produire plus de données en un temps réduit, de meilleure qualité, accessible en tout lieu et tout cela de manière sécurisée.

Mathilde Ravenel

Expert-Conseil

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