Logiciel ERP : 8 étapes pour faire le bon choix
1. Identifiez les besoins de votre entreprise
2. Constituez votre équipe de recherche ERP
3. Estimez le coût total et le rendement du capital investi
4. Obtenir le soutien de la direction générale
5. Exigences fonctionnelles et intégration avec les solutions existantes
6. Dressez une liste des systèmes ERP qui répondent à vos besoins
7. La personnalisation : une phase à ne pas négliger
8. Tirez les premières conclusions
De nos jours, un nombre croissant d’entreprises se tournent vers les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) – PGI (Progiciel de gestion intégré) de son appellation française – pour automatiser certains des éléments les plus importants de leur activité, dans le but d’améliorer la gestion et l’efficacité du travail.
La comptabilité, la gestion des stocks, la gestion de projet, la gestion de production, les ventes et la conformité ne sont que quelques-unes des fonctions commerciales cruciales prises en charge par les solutions ERP. Les avantages de la mise en œuvre d’un système ERP se font sentir quelle que soit la taille de l’entreprise ou le secteur d’activité, et il deviendra un avantage concurrentiel en quelques semaines.
En fait, il y a de fortes chances que vous ayez déjà envisagé un système ERP pour votre propre entreprise. Malheureusement, le large éventail d’offres disponibles sur le marché actuel peut souvent faire du choix du bon système ERP un défi considérable. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour vous aider à faire le bon choix pour votre entreprise.
1. Identifiez les besoins de votre entreprise
Tout d’abord, il est utile de comprendre qu’un système ERP est conçu pour servir de logiciel de gestion intégré qui vous aidera dans une grande variété de tâches au travers de la gestion d’entreprise, notamment les ventes et le marketing, la planification et le développement des produits, et même la paie. En éliminant les barrières d’information entre les différents services, vos équipes sont en mesure de travailler plus efficacement et de fournir d’excellents résultats à vos clients.
Si tous les systèmes ERP sont conçus pour aider les équipes de direction à rationaliser leurs processus opérationnels, il est indéniable que chaque entreprise a ses propres besoins spécifiques. Ces besoins particuliers seront à considérer lorsque viendra le temps de déterminer la solution ERP parfaite pour votre organisation. C’est pourquoi il est crucial de définir ce que votre compagnie cherche à réaliser, à rationaliser, à améliorer et/ou à éliminer avec son système ERP. La capacité à faire évoluer et à développer votre entreprise doit être un élément déclencheur et un facteur clé lors de votre processus de sélection.
La taille de votre entreprise est l’un des premiers facteurs à prendre en compte lors de la sélection d’un système ERP. Une entreprise plus grande aura probablement plus de points de données à intégrer, avec plus d’utilisateurs nécessitant des autorisations d’accès plus ou moins importantes, en fonction de leurs responsabilités.
Même si les petites entreprises ont plusieurs départements et points de données à intégrer dans leur système, elles n’ont généralement pas besoin d’un système aussi sophistiqué, car les rôles et les responsabilités sont pour la plupart consolidés. De plus, les petites entreprises sont souvent mieux servies par des systèmes ERP qui sont évolutifs – vous voulez que votre ERP puisse grandir avec vous. Après tout, il n’est pas souhaitable que votre système actuel devienne désuet lorsque votre entreprise décolle! Un système qui peut s’adapter à la croissance de votre entreprise est la solution à long terme idéale.
2. Constituez votre équipe de recherche ERP
Disposer des bonnes parties prenantes internes, qui connaissent bien la transformation numérique, est un atout qui permettra à votre entreprise de prendre les bonnes décisions au moment de choisir une plateforme ERP. Constituez une équipe de recherche composée de personnes bien informées qui seront en mesure de créer un plan d’action autour de votre projet d’implantation ERP.
Vous disposez peut-être des connaissances nécessaires à l’interne pour vous faire une idée approximative du marché des ERPs et pour dresser une liste des produits disponibles sur ce marché, mais rien ne vaut la présence d’un expert-conseil à vos côtés pour vous aider à choisir le système adéquat à votre entreprise.
Par exemple, les consultants de Big Bang sont formés pour acquérir une connaissance approfondie des différents secteurs d’activité et de leurs exigences particulières. Notre équipe d’experts-conseil est centrée sur le client et s’assure de mener des recherches approfondies sur les besoins spécifiques de votre entreprise, afin de vous proposer la meilleure solution possible. Nous sommes fiers d’être une société de conseil infonuagique agnostique qui donne la priorité au client et non au produit.
3. Estimez le coût total et le rendement du capital investi
Un système ERP est un investissement à long terme, c’est pourquoi le coût est un facteur important à prendre en compte pour choisir le bon logiciel. Votre équipe de recherche devra faire appel à votre service financier, qui devra établir un budget et déterminer le montant disponible pour le coût d’acquisition du système ERP. N’oubliez pas qu’une implantation ERP s’accompagne de nombreux types de coûts différents, par exemple :
- Le coût du logiciel
- le coût de la personnalisation
- Le coût global de la maintenance et de la croissance
- le coût de l’implantation
C’est pourquoi la transparence est essentielle tout au long du processus. Souvent, les revendeurs et les représentants commerciaux essaient de vendre des logiciels en omettant les frais cachés et en ne mentionnant que le coût de la plateforme. En dévoilant les coûts supplémentaires, vous permettrez à votre équipe de prendre une meilleure décision et de savoir exactement à quoi s’attendre en termes d’investissement.
N’oubliez pas qu’une implantation ne se fait généralement pas seule. Si vous prévoyez faire appel aux services d’une société de conseil – comme Big Bang – tenez compte du budget prévu pour les services de conseil, car ils viendront s’ajouter au coût initial. Il existe deux façons principales de gérer le coût de ces services : en établissant une offre fixe ou en suivant les besoins en temps et en matériel.
Si vous optez pour une offre fixe, attendez-vous à convenir de la portée, du budget et du calendrier avec votre société de conseil avant le lancement du projet. Cela signifie avoir un plan rigide et des coûts fixes avec un calendrier de paiement clair. La deuxième option est beaucoup plus flexible, collaborative et adaptable. Les budgets peuvent être flexibles, dans une fourchette raisonnable, car vous ne payez finalement que pour le travail accompli et les ressources utilisées pendant le projet.
Quoi qu’il en soit, en ayant une idée plus claire de qui vous convient le mieux et comment vous allez payer pour votre implantation ERP, vous aurez une meilleure compréhension de la portée de votre projet, ce qui facilitera sa présentation à la direction pour approbation.
En parlant d’approbation, les personnes qui gèrent l’organisation ne voudront pas seulement connaître l’argent qu’elles devront dépenser – elles souhaiteront également connaître l’argent que le système ERP va apporter à leur entreprise. Définir le rendement du capital investi (ROI) de votre logiciel ERP est un facteur majeur qui déterminera si votre projet sera un succès ou non. Voici une liste des avantages tangibles et intangibles qu’une implantation ERP peut apporter en termes de ROI :
Tangible :
- Réduction du niveau des stocks
- Réduction des coûts des matériaux
- Réduction des coûts de main-d’œuvre grâce à une meilleure répartition et à la réduction des heures supplémentaires
- Amélioration de la production
- Réduction des coûts des services après-vente
Intangible :
- Intégration de l’information
- Réduction des erreurs
- Précision du niveau des stocks
- Amélioration du service à la clientèle
- Amélioration de l’expérience-client
- Mise en place de procédures standardisées
- Amélioration du contrôle comptable et raccourcissement du cycle des ventes à la caisse
- Conformité légale et réglementaire
Grâce à une solution ERP, vous serez en mesure de fournir vos services et vos produits à un plus grand nombre de consommateurs, et donc de constater une augmentation de vos revenus presque immédiatement suivant la mise en œuvre.
Il est important de tenir compte du rendement du capital investi dans votre processus – après avoir détaillé les coûts et les avantages associés dans le temps, assurez-vous que le rendement du capital investi de la solution ERP choisie répond aux exigences de votre entreprise.
4. Obtenir le soutien de la direction générale
Pour que votre projet ERP soit un succès, vous aurez besoin non seulement de l’approbation, mais aussi du soutien et de l’enthousiasme de la direction de votre entreprise. L’élaboration d’un argumentaire solide pour vos plans de transformation numérique permettra à la direction de s’engager pleinement et de voir les avantages du projet d’implantation d’un ERP.
Pour obtenir le soutien de votre direction, nous vous conseillons de vous assurer que l’ERP que vous aurez choisi est transparent sur la sauvegarde des données, sur le propriétaire des données, et donc la gestion de la base de données. Montrez à votre direction que vous prenez en compte les enjeux actuels dans votre choix de solution.
Maintenant que vous avez effectué vos recherches, identifié vos besoins commerciaux et calculé votre budget, vous devriez être capable de communiquer le rendement du capital investi d’un tel projet, afin d’obtenir le soutien total de votre équipe de direction.
Assurez-vous que votre plan est réfléchi et complet – les parties prenantes de l’entreprise voudront savoir qu’elles investissent dans un projet réalisable, rentable et exploitable, dans les délais souhaités.
5. Exigences fonctionnelles et intégration avec les solutions existantes
Lors du choix d’un ERP, un autre facteur important à prendre en considération est la possibilité d’accéder aux informations clés à tout moment et de n’importe où. Cette fonctionnalité peut vous simplifier grandement la vie, surtout si votre entreprise connaît une croissance rapide.
De nombreux systèmes ERP modernes offrent désormais aux utilisateurs un accès mobile et en ligne. Cela peut vous permettre de télécharger des fichiers, de mettre à jour des informations et de consulter des données en temps réel, via le cloud et depuis n’importe quel endroit. Pour les dirigeants, cela signifie avoir accès aux fichiers et aux informations même lorsqu’ils ne sont pas au bureau ou même en déplacement.
Ces fonctionnalités sont particulièrement bénéfiques pour les entreprises qui travaillent avec une équipe d’entrepreneurs ou d’employés à distance, en veillant à ce que les travailleurs n’aient pas besoin d’être au bureau pour effectuer leur travail ou rester en contact avec l’entreprise. Cela permet également à la direction de continuer à effectuer son travail efficacement, tout en voyageant ou en travaillant sur le développement commercial en dehors du bureau.
Les critères de choix de votre ERP doivent tenir compte des exigences et des préférences de chaque département. Les industries et les départements spécifiques auront des besoins fonctionnels très particuliers, la couverture fonctionnelle de l’outil est alors très importante. Tous les départements et utilisateurs doivent avoir le sentiment que l’ERP facilite leur travail, et non l’inverse.
Assurez-vous que votre système ERP est également adaptable et facile à intégrer à votre infrastructure existante ainsi qu’aux autres logiciels utilisés par votre entreprise. Vous ne voulez pas vous retrouver avec un ERP qui ne peut pas communiquer avec vos autres solutions – cela va à l’encontre de l’objectif de rationalisation de vos processus commerciaux. L’intégration d’un ERP à d’autres logiciels peut facilement être réalisée avec l’aide d’un consultant externe, comme les spécialistes de Big Bang.
6. Dressez une liste des systèmes ERP qui répondent à vos besoins
Avant de prendre une décision, assurez-vous de connaître toutes les options qui s’offrent à votre entreprise, non seulement en termes de produit, mais aussi en termes de stratégie. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises optent pour un ERP qui utilise une base SaaS et fonctionne dans le nuage plutôt que le système ERP traditionnel qui fonctionne sur un serveur et qui est pris en charge par le personnel informatique interne.
Les paiements mensuels de l’abonnement SaaS peuvent être bénéfiques pour minimiser les coûts initiaux d’obtention du logiciel, tout en libérant votre organisation de l’achat du logiciel ERP dans son ensemble. Vous pouvez également adopter une stratégie hybride dans laquelle votre entreprise possède l’ERP, mais utilise des serveurs partagés pour le faire fonctionner dans le nuage. Les logiciels libres sont désormais fréquemment utilisés dans le développement de systèmes ERP.
Votre entreprise cherche-t-elle à travailler sur un système unique qui englobe tous les départements, ou sur une approche “best-of-breed” où chaque département utilise son propre logiciel infonuagique? Une approche hybride est-elle plus avantageuse? Ce sont également des questions auxquelles vous devez vous assurer de répondre avant de prendre votre décision finale sur l’ERP le mieux adapté à votre entreprise.
Vous pouvez ensuite dresser une liste de tous les produits ERP disponibles sur le marché qui répondent aux besoins de votre entreprise, avec l’aide de votre équipe d’experts-conseil.
7. La personnalisation : une phase à ne pas négliger
La personnalisation et la facilité d’utilisation sont aussi importantes lors du choix d’un système ERP. Vous et votre équipe utiliserez le système ERP jour après jour, il est donc essentiel que tout soit facile à naviguer. Votre nouveau système pourra véritablement rationaliser vos processus et vous aider à devenir plus efficace. Au contraire, un système difficile à naviguer aura l’effet inverse.
La personnalisation adéquate de votre nouvelle solution ERP jouera également un rôle essentiel dans le processus de rationalisation. Par exemple, vous pouvez personnaliser certains processus de votre système pour qu’ils soient entièrement automatisés, ce qui vous permettra d’économiser du temps et des ressources (et de réduire les erreurs humaines). Mais il se peut aussi que vous deviez conserver un contrôle manuel sur certains processus, en raison de la nature des informations.
Les menus personnalisés peuvent également faire la différence – ce simple changement peut aider vos employés à naviguer le système efficacement afin d’accéder et de partager des informations importantes rapidement.
8. Tirez les premières conclusions
En passant par les étapes de réflexion ci-dessus, vous serez mieux préparé à choisir un Progiciel de Gestion Intégré (ERP) adapté aux besoins uniques de votre entreprise, idéalement avec l’aide d’experts qui détermineront les options les plus optimales pour votre entreprise. En mettant en œuvre un système ERP solide, vous serez en mesure d’éliminer les barrières de communication entre les départements, d’améliorer vos processus, de satisfaire vos clients et d’atteindre vos objectifs globaux.
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