Les trois principaux pièges de l’adoption d’un PSA

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Qu’est-ce qu’un PSA?

Un PSA (professional services automation) est un logiciel d’automatisation des services professionnels. Ce type de logiciel est conçu pour aider les entreprises de services professionnels qui offrent des services de comptabilité, de consultation et de création. Semblables aux outils de gestion de projets, les PSA permettent le suivi des projets, la collaboration et la gestion des ressources. Toutefois, l’avantage des PSA réside en leurs capacités de contrôle des finances de projets, de facturation des clients, de suivi de l’utilisation des ressources, et de production de rapports de revenus et de coûts par projet. En ce sens, les PSA s’apparentent plus à des ERP pour les entreprises de services qu’à des outils de gestion de projet ordinaires.

Dans cet article, nous traiterons des embûches les plus répandues quant aux PSA et la manière dont nous permettons à nos clients de les éviter.

 

No 1 : Le manque de flexibilité

La sélection judicieuse d’un outil PSA pour votre entreprise est cruciale pour assurer un processus rationalisé de livraison de projet et un processus de facturation simple. Il est normal de se sentir dépassé par la panoplie de fonctionnalités offertes sur le marché dont la collaboration, la gestion de la documentation, les vues kanban, les diagrammes de Gantt, les flux de travaux et la gestion des compétences des ressources. Bien que ces fonctionnalités soient nécessaires pour la gestion de projet, ces éléments ne devraient pas être les principaux facteurs décisionnels lors du choix de solution. Pour les entreprises de services, le temps est sans contredit de l’argent. Il est donc primordial que le processus de facturation soit stable et précis afin de prévenir les pertes de revenus.

Les PSA peuvent offrir différentes méthodes de facturation, notamment les approches de temps et matériaux, de coûts fixes et de frais de services additionnels. Pour faire un choix judicieux d’outils, il est important de considérer les options qui vous permettent d’effectuer la facturation selon vos besoins, et non pas selon les contraintes du logiciel. Trop souvent, la sélection d’un système s’effectue en s’appuyant sur les nouvelles fonctionnalités à la mode qui n’ajoutent pas nécessairement de valeur au processus de livraison des services. Lorsque les fonctionnalités de base sont négligées dans le processus, les entreprises de services doivent adapter leurs opérations à un outil qui ne peut pas combler leurs besoins.

Si la facturation de certains de vos projets doit combiner le temps et les matériaux avec des coûts fixes et que votre PSA est incapable de facturer des frais de services additionnels, vous aurez à effectuer de la gymnastique comptable : créer deux projets (un par méthode de facturation) pour chaque projet et produire de multiples rapports de consolidation pour obtenir une visibilité utile sur ces projets. En d’autres mots, vous ne serez pas très populaire auprès de votre service de comptabilité.

Il en va de même pour les feuilles de temps. Il est possible que vous soyez tenté de choisir un logiciel qui permet d’effectuer les relevés de temps par l’entremise de l’Agenda Google. Pour les cabinets d’avocats, par contre, cette option constitue un mauvais choix puisqu’il est impossible de faire le suivi du temps par incréments de 6 minutes.

Les fonctions de base sont les plus importantes puisque ce sont elles qui offrent le plus de flexibilité.

 

No 2 : Capacités d’intégration insuffisantes

Puisque le but d’un PSA est de rationaliser la livraison de projet et la facturation, il est fâcheux de gaspiller ces économies de temps quant à la comptabilité et la gestion du dossier des employés.

Un bon nombre de PSA sur le marché permettent maintenant de générer des factures à même la plateforme. Toutefois, il est fort probable que vous ayez à utiliser un système parallèle pour la comptabilité et la gestion du reste de votre entreprise. La capacité d’intégrer votre PSA à votre outil de comptabilité est cruciale pour rationaliser le cycle « facturation au paiement » d’un projet. Les gestionnaires de projet doivent pouvoir accéder à l’état de paiement des factures à partir de la plateforme PSA. Le service de comptabilité doit pouvoir traiter les factures sans entrer les données manuellement.

Lors du choix d’un PSA, vous devez vous assurer qu’il existe une intégration bidirectionnelle entre le PSA et votre logiciel de comptabilité.

Les heures chômées et rémunérées, les comptes de frais et le dossier des employés font également partie des éléments à intégrer. Vous devez donc vous assurer qu’il existe une intégration entre le PSA, votre HCM (human capital management/gestion du capital humain) et votre outil de gestion des dépenses.

 

No 3 : Manque de formation et de communication

La formation est une composante vitale au succès de votre implantation PSA. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une composante ou d’une fonctionnalité de la solution que vous choisissez, vous devez tout de même y accorder une grande importance. Votre personnel doit pouvoir utiliser l’outil adéquatement dès le premier jour. Lorsque l’utilisation de la plateforme fait partie des tâches quotidiennes, les chances de désengagement sont minimes.

Par ailleurs, la communication est tout aussi importante que la formation. Vous devez tenir votre personnel informé tout au long du processus de sélection et tirer profit de leurs commentaires. Vous devez également communiquer les raisons pour lesquelles l’entreprise désire faire l’acquisition d’un outil semblable. De cette manière, le personnel comprend la valeur ajoutée que représente l’outil pour l’organisation plutôt que de percevoir le PSA comme un instrument de contrôle et de surveillance.

Un meilleur suivi du temps = plus de revenus = plus de profits annuels = primes plus élevées.

Conclusion

Les PSA sont de puissants outils qui peuvent permettre à votre organisation d’atteindre une profitabilité plus élevée. Pour y arriver, vous devez communiquer efficacement votre plan à votre personnel, éviter les fonctionnalités gadgets et vous concentrer sur les fonctionnalités de base et les intégrations qui ajoutent de la valeur. Oh, j’allais oublier : formation, formation, formation!

 

En choisissant une plateforme PSA adéquate pour votre organisation, vous augmentez la performance et vous améliorez donc les résultats d’affaires. Apprenez-en davantage à propos de l’automatisation des services professionnels.

Andrei Banea

Expert-Conseil Principal

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