L’équilibre entre la documentation et la flexibilité pour les PGI modernes
Les systèmes PGI (ERP en anglais) ont longtemps été basés sur les nomenclatures et les cheminements pour identifier les versions d’un article. Les fonctionnalités telles que le suivi des temps, les postes de charge, la planification des capacités de production, la planification des besoins matières (MRP) et la planification des ressources de production (MRPII) ont évolué. Tout de même, presque toutes les fonctionnalités manufacturières reposent toujours sur la prémisse qu’un article est bâti à partir d’une recette : une liste d’ingrédients et des instructions pour les combiner. La documentation, par conséquent, devient une question (parfois simple, mais souvent complexe) de précision des données et de traçabilité.
Mais qu’en est-il des entreprises manufacturières qui n’ont pas leur recette au moment de passer la commande?
Les fabricants de type production à la commande, ou ETO (Engineer-to-Order), bâtissent des produits sur mesure sans même (à l’occasion) avoir un prix de vente préétabli. Leurs exigences PGI relatives aux produits diffèrent considérablement de celles des fabricants de produits sur stock ou même de produits à la commande. Tandis que ces derniers produits emploient des composantes fixes dont les seules variations potentielles sont les coûts ou les ressources, les produits ETO sont souvent fabriqués dans un environnement mouvant.
Dans cet environnement :
- Les bons de travail doivent parfois être émis sans inclure toute l’information définitive, rendant l’allocation des ressources et l’attribution des coûts impossible.
- Puisque les plans et devis ne sont pas prêts dès le départ, ils doivent être joints aux bons au fur et à mesure qu’ils sont créés et approuvés.
- Certains attributs et certaines spécifications de contrôle de qualité sont générés au cours du processus de conception et de fabrication.
- Les opérations à effectuer ne sont pas choisies d’avance. De plus, dans le cas des produits très personnalisés, de nouvelles opérations doivent possiblement être créées. Ces nouvelles opérations peuvent même englober de la sous-traitance et se traduire par un tout nouveau processus d’achat, d’expédition et de livraison.
- Les dates d’exécution ne sont souvent qu’une approximation.
- La documentation officielle est seulement rédigée une fois le travail accompli afin de refléter les changements mineurs qui ont pu s’avérer nécessaires en cours de fabrication.
Seulement quelques modules PGI peuvent faciliter l’étape de conception préliminaire. Un logiciel de configuration/prix/devis ou CPQ (Configure, Price, Quote) tel que Salesforce CPQ, Verenia et Rootstock Configurator peut exploiter les nomenclatures multiniveaux pour bâtir des assemblages complexes et proposer un prix de façon dynamique.
Par exemple, une entreprise de quincaillerie pour portes peut tirer avantage de nomenclatures distinctes pour les leviers, les rosettes, les clenches et les charnières pour une gamme de finis, d’épaisseurs de portes, de fonctions de verrouillage et d’autres critères de façon à ce que le personnel de vente ou la clientèle (à l’aide d’une interface Web) puisse uniquement créer des résultats réalisables.
Lorsque configuré adéquatement, un logiciel CPQ :
- calcule les coûts avec précision;
- permet des remises variables;
- établit un délai d’approvisionnement pour la production;
- et ensuite conçoit une recette unique pour la soumission nouvellement créée.
Cette approche peut représenter la différence entre la documentation de douzaines de nomenclatures ou de milliards de nomenclatures.
Cependant, un logiciel CPQ s’appuie généralement sur des nomenclatures à la carte existantes pour créer l’assemblage final. Les cheminements sont relativement rigides : installer le levier sur la rosette, fixer la clenche, emballer ensuite le tout avec les charnières et le nombre requis de vis. Le logiciel CPQ ne permet pas de créer un assemblage qui n’est pas préalablement défini dans sa structure.
Les œuvres d’art sur mesure présentent un exemple encore plus frappant :
Les entreprises d’aménagement intérieur ou celles qui desservent les industries du détail, d’hôtellerie ou des soins de santé reçoivent souvent des commandes pour des objets sur mesure percutants pour les aires d’accueil.
En théorie, ces ouvrages peuvent être précisément dupliqués pour l’entrée de chaque boutique ou hôtel. En pratique, aucun site n’est identique et des modifications sont requises pour convenir aux particularités de chaque emplacement. La documentation de ces variations est critique pour éviter les erreurs de dimensions si le produit est appelé à changer. Le PGI de l’entreprise joue un rôle crucial pour la tenue de ces données, mais il peut devenir un fardeau important lors du processus de production.
Plusieurs PGI soutiennent un certain degré de production à la commande.
À l’occasion, il peut être nécessaire de modifier les processus internes pour qu’ils soient mieux adaptés aux fonctionnalités d’origine du PGI; cela peut inclure, par exemple, l’intégration d’une importation manuelle (fichier .csv) vers le PGI. Dans d’autres cas, pour répondre aux exigences du fabricant, des personnalisations logicielles sont requises. Les deux options comportent des risques. En effet, la modification des processus entraîne des enjeux de gestion qui peuvent devenir des irritants pour tout le personnel, du plancher de production jusqu’à la haute direction. D’autre part, les personnalisations peuvent être très coûteuses au début et à la longue en raison des tests lors des mises à jour et de l’incertitude des processus en raison du roulement de personnel.
Un choix judicieux de PGI est crucial pour réduire au maximum la gestion du changement et les personnalisations. Il existe plusieurs options plus modestes destinées à des industries spécifiques qui peuvent mieux répondre aux besoins opérationnels d’une entreprise. Par contre, ces options peuvent également être moins développées, offrir moins de fonctionnalités de tiers et détenir une clientèle plus restreinte.
De façon générale, plus un système est vaste, moins il est flexible.
Trouver l’équilibre quand vient le temps de choisir un système exige une recherche en profondeur. Souvent, les entreprises de fabrication peuvent tirer avantage d’une analyse des systèmes commerciaux (ASC). Lors d’une ASC, une société d’experts-conseils indépendante (qui peut travailler avec les experts en la matière de l’entreprise) compare les avantages et les désavantages de plusieurs solutions afin de cibler la meilleure option pour l’entreprise. En considérant la durée de vie utile d’un système, le coût initial de l’analyse détaillée est très rentable.
Les entreprises de production à la commande font partie d’une industrie spécialisée dont les exigences sont extrêmement variées. Leurs besoins particuliers de flexibilité et de documentation font en sorte que bien des solutions PGI ne sont pas adéquates dans leur version d’origine. Pour éviter des personnalisations coûteuses d’envergure ou des importations manuelles hors système, assurez-vous de faire une recherche approfondie et de tirer avantage de consultants ASC pour vous aider à prendre une décision éclairée.
