Parmi les nombreuses choses à faire pour gérer une entreprise, peu sont aussi laborieuses et chronophages que la gestion des processus comptables. Heureusement, l’introduction de nouvelles technologies (complétant quelques bonnes pratiques clés) facilite plus que jamais l’optimisation de la comptabilité d’entreprise.
Que vous dirigiez une petite startup ou une grande entreprise, les outils et conseils suivants font partie des meilleurs moyens permettant d’optimiser vos processus comptables :
Automatiser la Fiscalité Commerciale
Maîtriser le respect des obligations fiscales commerciales est un des plus grands défis comptables que doit surmonter une entreprise. Les taxes sur les ventes doivent tenir compte de taux variables, d’exonérations, des vacances, etc. Pour compliquer encore plus la tâche, les dates limites de déclaration et les obligations de reporting peuvent prêter à confusion et exiger d’y faire attention fréquemment — surtout si vous avez un business en ligne qui fait des ventes dans plusieurs juridictions fiscales.
L’apparition du logiciel de fiscalité commerciale procure un avantage majeur aux petites et grandes entreprises. Ce logiciel calcule les taux précis pour chaque juridiction des États-Unis, appliquant les règles appropriées de taxes sur les ventes pour chaque produit et service. Encore mieux, ce logiciel automatise le processus de déclaration en faisant le suivi des données, en déclarant et versant les impôts en votre nom.
L’utilisation d’un logiciel de fiscalité des ventes vous permet non seulement d’économiser beaucoup de temps, mais aussi de vous assurer que vos déclarations fiscales sont exactes et conformes aux réglementations en vigueur. En intégrant un logiciel de fiscalité commerciale à votre ERP, vous pouvez éliminer un des plus grands défis des processus comptables de votre entreprise.
Séparer les Comptes Courants & les Carte Bancaires de l’Entreprise
Bien que ce ne soit pas un problème pour les grandes entreprises en général, beaucoup de startups négligent l’importance de séparer les comptes courants de l’entreprise et les cartes bancaires. Car avec un logiciel de fiscalité commerciale, cette étape simple peut grandement simplifier vos processus comptables.
Tout d’abord, ces comptes d’entreprise vous permettent de séparer vos dépenses personnelles de celles de l’entreprise. Cela vous aide à suivre le coût de gestion de votre activité avec plus de précision, ce qui peut vous aider à identifier les domaines sur lesquels vous pouvez faire des économies. Au moment de déclarer vos impôts, avoir des comptes séparés vous permet aussi de gagner du temps en éliminant le stress de passer au crible vos données de comptes personnels.
Beaucoup de propriétaires d’entreprise peuvent ouvrir un compte d’entreprise dans la même banque que leurs comptes personnels. Assurez-vous de demander à votre banque quels services elle propose pour votre entreprise, afin d’optimiser votre compte d’entreprise.
Toujours Conserver des Sauvegardes
Il va sans dire qu’à l’heure du numérique, conserver des sauvegardes de toutes les informations financières importantes — des données fiscales aux dépenses liées au lieu de travail — est absolument essentiel pour avoir l’assurance que des circonstances imprévues ne viennent perturber vos processus comptables.
Même s’il est vrai que les logiciels de cloud permettent de sécuriser le stockage en ligne de vos données, vous devriez être préparé pour faire face aux difficultés techniques qui pourraient vous empêcher d’accéder à ces informations. En sauvegardant régulièrement vos données financières, vous serez paré en cas de panne ou autres problèmes.
Cela s’applique aussi aux documents légaux et aux documents financiers justificatifs concernant votre entreprise. Les permis, licences, factures, fiches de paie, entre autres, devraient être stockés dans un lieu physique sécurisé et sauvegardés en ligne, pour que vous n’ayez pas à vous soucier de perdre des documents juridiquement importants au moment où vous en avez le plus besoin. Encore plus important, classer ces documents dans un système efficace de conservation des dossiers vous permettra d’éviter des erreurs coûteuses.
Conclusion
En implémentant le logiciel le plus récent, en séparant vos comptes personnels de ceux de l’entreprise et en organisant votre lieu de travail, vous pouvez optimiser les processus comptables de votre entreprise, pour que votre équipe soit encore plus efficace dans son fonctionnement. En gagnant du temps sur vos besoins comptables et en évitant des problèmes de réglementation financière, les petites et grandes entreprises peuvent tirer profit de ces pratiques fondamentales.
