Tout exploitant d’entreprise a besoin des bonnes informations pour prendre les bonnes décisions. Nous préparons souvent des rapports et des tableaux de bord pour nos clients (et notre équipe à l’interne) afin de travailler en temps réel ou quasi réel. Nos journées sont régies par ce qui est important, urgent et nécessaire. Mais plutôt que d’attendre que les problèmes surviennent, la clé est de rechercher ces situations de manière proactive. Dans la mesure du possible, je configure toujours un tableau de bord ou aperçu général comportant les points suivants : exceptions, exécution, récapitulation.
D’abord, les exceptions
Les exceptions représentent le non-fait (ce que vous devriez faire, mais avez négligé de faire). Si vous êtes adéquatement structuré et mécanisé, vous devriez d’abord examiner et traiter les exceptions. Il peut s’agir de tâches restantes de la veille, de problèmes qui ont surgi pendant la nuit ou même de ce qui n’était pas important hier, mais qui l’est devenu aujourd’hui.
En voici quelques exemples :
- des tâches, des réunions ou des appels téléphoniques programmés, mais non effectués;
- des factures en retard ou non payées;
- des affaires, des projets ou d’autres dossiers qui n’ont pas été mis à jour ou qui sont inactifs depuis un certain temps;
- des mises en service ou lancements prévus, mais en retard;
- des contrats censés être conclus, mais toujours pas signés;
- des livrables budgétaires non respectés.
Ces questions doivent être traitées de manière proactive lors de réunions régulières de l’ensemble du personnel, de réunions éclair spéciales (y compris par appels téléphoniques) ou, si nécessaire, dans le cadre d’une gestion de crise.
Ensuite, l’exécution
L’exécution est ce que vous faites normalement. Il s’agit du cœur de votre travail et de celui de votre équipe, et de la façon dont vous créez de la valeur, ce qui conduit finalement à des revenus.
En voici quelques exemples :
- les tâches courantes;
- les appels téléphoniques ou les réunions;
- les dossiers à mettre à jour;
- les contrats à conclure.
Ces tâches doivent être traitées de manière proactive dans le cadre de réunions quotidiennes et hebdomadaires, où les problèmes appropriés sont signalés aux responsables et aux parties prenantes.
Pour finir, la récapitulation
Vous ne devez investir dans la récapitulation que lorsque vous en avez le temps, raison pour laquelle il s’agit de la dernière étape. Il se peut qu’un point reste en suspens jusqu’à ce qu’il devienne urgent, et dans ce cas, il peut même devenir une exception. Nous consacrons du temps à la récapitulation lorsque le cadre normal est achevé. Ainsi, nous ne perdons jamais de vue l’importance d’un sujet au profit d’une tendance du mois, ou des préférences de chacun en matière de travail.
En voici quelques exemples :
- une analyse des tendances, y compris de la concurrence et des prévisions;
- des opportunités de vente incitative et de vente croisée;
- une récapitulation des statistiques en ligne et des ajustements;
- les ventes par client, le temps par client, les revenus par client et la marge brute par client.
Ces questions doivent être traitées de manière proactive lors de réunions publiques, de réunions trimestrielles, de réunions annuelles et de réunions stratégiques ponctuelles avec les personnes chargées de la prise de décision.
Réflexions finales
La prochaine fois que vous regarderez votre tableau de bord quotidien, demandez-vous : « Est-ce que je procède dans le bon ordre? » et « Est-ce que mon tableau de bord correspond à la réalité? ». Si la réponse à ces deux questions est oui, vous trouverez de la facilité à accomplir le travail et un nouveau recentrage pour les membres de votre équipe.
Je vous suggère d’organiser une séance de travail à la fin de ce trimestre ou au début du suivant pour identifier les exceptions, l’exécution et la récapitulation de votre entreprise. Quels déclencheurs pouvez-vous surveiller? Quelles réunions pouvez-vous programmer? Quels rapports pouvez-vous exploiter? Comprendre le défi est la première étape qui mène à la solution.
Lisez cet article sur Forbes (uniquement en anglais).
