Vous y êtes. Vous avez finalement fait le saut et décidé de commencer votre parcours de transformation numérique. Nous sommes fiers de vous! L’implantation d’un logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP) pour gérer vos activités via le cloud est l’une des premières étapes pour faire atteindre de nouveaux sommets à votre entreprise, en termes de croissance et de rentabilité.
Cependant, comme bien des choses dans la vie, il existe plusieurs façcons d’y parvenir, et décider de la stratégie idéale peut être complexe. Dans ce blog, nous vous présenterons deux types d’approche d’implantation d’un ERP – la stratégie big bang* et la stratégie par étapes (ou progressive) – et peser leurs avantages et inconvénients. Après l’avoir lu le tout, vous aurez, nous l’espérons, une idée plus claire de ce qui conviendrait le mieux à votre entreprise.
- Vue d’ensemble des possibilités d’implantation d’un ERP
- Conseils et astuces pour une implantation réussie d’un ERP
- Qu’est-ce qu’une approche d’implantation big bang?
- Qu’est-ce qu’une approche d’implantation progressive?
*NB : une stratégie d’implantation « big bang » ne doit PAS être confondue avec notre propre approche d’implantation ERP véritable et éprouvée « Big Bang ».
Vue d’ensemble des possibilités d’implantation d’un ERP
Qu’est-ce qu’une implantation d’un logiciel ERP et en quoi consiste-t-elle ? Familiarisons-nous avec ses étapes les plus importantes, avant de nous plonger dans le type d’implantation qui vous convient :
1. Planification
Cette première étape est cruciale et aura un impact important sur la réussite de l’implantation. Assurez-vous d’être guidé par des experts du secteur. Les consultants de Big Bang peuvent faire toute la différence et conduire à une meilleure prise de décision et à des opérations globalement plus fluides.
Vos partenaires d’implantation doivent vous aider à définir, rassembler, évaluer et hiérarchiser vos besoins. Ils vous aideront également à planifier l’architecture du logiciel, ainsi que le calendrier, la portée et le budget de votre implantation.
2. Personnalisation
C’est le moment de combler les écarts entre vos besoins (exigences) et les fonctionnalités prêtes à l’emploi du système, tout en établissant une feuille de route concrète pour votre entreprise. Vous pouvez compter sur nous pour développer et tester les personnalisations, en utilisant une méthodologie de développement agile.
3. Formation
C’est à cette étape que vous désignerez et formerez les super-utilisateurs qui aideront à intégrer le reste de leurs équipes de projet respectives.
À ce stade du processus, nous voulons effectuer des tests d’acceptation par les utilisateurs de tous les processus – en fait, nous voulons tester toutes les personnalisations avant de les partager à l’échelle de l’entreprise. Rendus à ce point, pensez à prévoir suffisamment de temps pour la formation du personnel.
4. Mise en service
Le moment que vous avez tant attendu est arrivé! Il est temps de commencer à utiliser votre nouvelle application ERP, tandis que l’équipe d’implantation se tient prête à corriger les bogues éventuels. Nous analyserons les améliorations et l’automatisation possibles, afin de vous simplifier la vie et de développer votre entreprise.
Conseils et astuces pour une implantation réussie d’un ERP
Maintenant que vous connaissez mieux les principales étapes de l’implantation d’un ERP, examinons quelques points à garder à l’esprit lorsque vous vous lancez dans cette aventure :
- Comme nous l’avons déjà mentionné, le choix d’un partenaire d’implantation de confiance est crucial. Nous n’insisterons jamais assez sur ce point : vous devez travailler avec un partenaire qui a une grande expérience dans ce domaine et qui a vraiment votre réussite à cœur. Veillez à choisir un partenaire qui apportera une valeur unique à votre entreprise. Un excellent moyen d’évaluer l’expertise d’un cabinet de conseil est de consulter ses études de cas, sa connaissance des produits et ses blogs.
- Le choix de la bonne stratégie d’implantation est également essentiel. C’est là que vous commencerez vraiment à voir la valeur tangible de votre partenaire. La décision doit être fondée sur vos objectifs, votre temps et votre capacité globale.
- Il s’agit d’un processus. Veillez à vous concentrer sur ce qui fonctionne pour votre entreprise. Si un ERP prêt à l’emploi peut convenir à certains, n’oubliez pas que la plupart des entreprises ont besoin de personnalisations et d’une solution sur mesure. Le partenaire que vous avez choisi doit vous aider à identifier vos besoins et à améliorer vos processus.
- Mettez en place la bonne méthode. Prévoir un temps suffisant pour la formation et l’intégration peut faire la différence entre une implantation réussie et un échec. Il est essentiel pour l’adoption par les utilisateurs de consacrer du temps supplémentaire à cette phase.
Maintenant que vous connaissez mieux les principales étapes de l’implantation d’un ERP, il est temps d’examiner quelle stratégie VOUS convient le mieux. Voici un bref aperçu des avantages et des inconvénients, suivi d’un examen approfondi de chaque stratégie.
| AVANTAGES | INCONVÉNIENTS | |
| APPROCHE BIG BANG | – Pas de double saisie entraînant des erreurs humaines – Retour sur investissement immédiat après la mise en service – Coût de consultation moins élevé | – Risque d’échec plus important si l’implantation se fait sans consultant – Difficultés liées à la gestion du changement – Des lacunes potentiellement évidentes en matière de formation |
| APPROCHE PROGRESSIVE | Conformité réglementaire facilitée – Risque d’échec plus faible – Possibilité d’effectuer de meilleurs tests parallèles | – Travailler avec deux systèmes à la fois – Coûteux et long (risque de coûts supplémentaires) – L’attention peut être détournée lorsque des groupes travaillent sur des systèmes différents. |
Qu’est-ce qu’une approche d’implantation big bang?
La principale caractéristique des implantations big bang est qu’elles sont conçues pour permettre le passage du système actuel au nouveau système en un seul temps, lors de la mise en service. Cela signifie souvent que la période précédant la mise en service est longue, fastidieuse et axée sur la migration de nombreuses données. Avant la mise en service, il est primordial d’effectuer une mise à niveau du personnel et d’assurer la compréhension du nouveau système, afin que les employé.es puissent commencer à utiliser le nouveau système dès sa mise en œuvre. C’est pourquoi le concept de « mesurer deux fois avant de couper » est si important dans le cadre d’une approche big bang.
Cette stratégie est également itérative – ce qui signifie que si une personnalisation supplémentaire est nécessaire, une fois la première phase d’implantation terminée, il est toujours possible de revenir en arrière et d’apporter des modifications jusqu’à ce que le produit final soit 100 % satisfaisant.
Avantages d’une implantation big bang
- L’avantage le plus important, selon notre expérience, est que votre équipe n’aura pas à travailler avec deux systèmes pendant une période prolongée. Lorsque vous travaillez avec deux systèmes à la fois, comme c’est le cas avec la stratégie progressive, vous augmentez les risques d’erreurs humaines et de double saisie. Au contraire, avec une stratégie big bang, l’idée est d’avancer d’un seul coup et de laisser le passé en arrière.
- Vous verrez également des résultats et un retour sur investissement (ROI) beaucoup plus rapidement, car en commençant immédiatement à utiliser le nouveau système ERP après la mise en service, vous pourrez vous concentrer à nouveau sur votre croissance plus rapidement.
- Également, les coûts d’utilisation seront nettement inférieurs, car vous n’aurez pas à utiliser deux systèmes simultanément.
Inconvénients d’une implantation big bang
- Avec cette stratégie, vous avez un plus grand risque d’échec si vous décidez de l’implémenter sans consultants expérimentés. Lorsque vous choisissez votre partenaire d’implantation, veillez à sélectionner une entreprise qui maîtrise bien cette méthode – comme Big Bang.
- La gestion du changement peut s’avérer difficile si votre personnel est particulièrement réfractaire au changement – c’est pourquoi il est crucial de suivre une formation pratique et approfondie avant le lancement.
- Les lacunes en matière de formation peuvent devenir évidentes après la mise en service, car cette méthode est très rapide.
Qu’est-ce qu’une approche d’implantation progressive?
Une stratégie d’implantation progressive d’ERP, ou stratégie de déploiement progressif, est une méthode dans laquelle la mise en service de votre nouveau système est planifiée par séquences, progressivement sur une période donnée. En raison de cette caractéristique, il est nécessaire de continuer à travailler sur l’ancien système tant que le nouveau n’est pas totalement implémenté.
Avantages d’une implantation progressive
- La conformité réglementaire est plus facile à atteindre, étant donné que votre personnel dispose de plus de temps pour s’adapter et faire le suivi du nouveau système en place. Cela signifie que pendant que le processus d’implantation est en cours, vos consultants auront le temps de former le personnel.
- Comme chaque processus est implémenté par phases, vous courez moins de risques d’échec si des erreurs se produisent. Cela vous permet de corriger les bogues avant de passer à la phase de mise en œuvre suivante.
- Plus des tests parallèles peuvent être effectués en utilisant les deux systèmes.
Inconvénients d’une implantation progressive
- D’après notre expérience, le plus gros inconvénient est de devoir travailler simultanément sur deux systèmes, jusqu’à ce que le processus d’implantation soit complètement terminé. La création d’une interface temporaire ne serait pas nécessaire si tous les modules étaient introduits en même temps.
- Cette approche est, sans surprise, plus coûteuse et plus longue, car vous devez maintenir deux systèmes en service pendant une période prolongée.
- Lorsqu’un groupe est actif sur le nouveau système, alors que les autres sont encore en cours de déploiement et de test, cela peut créer de réelles frustrations et un manque de motivation dans les opérations quotidiennes. Vous devrez probablement créer des procédures d’exploitation standard (SOP) qui expliquent comment les processus opérationnels fonctionneront pendant l’intérim.
Conclusion
Bien sûr, la vie est rarement en noir ou blanc, et il en va de même pour les implantations d’ERP. C’est pourquoi un hybride des deux stratégies est couramment utilisé. Par exemple, un projet d’implantation à grande échelle implique généralement une implantation de l’ERP dans plus d’un département. Dans ce cas, les consultants de Big Bang recommandent toujours de déployer le système ERP une unité d’affaires à la fois (stratégie progressive), mais en utilisant une approche big bang au sein de chaque département.
Vous avez peut-être remarqué notre préférence pour la méthode du big bang – après tout, c’est sur elle que nous avons fondé le nom de notre entreprise! Notre priorité est de veiller à ce que votre processus d’implantation soit adapté à votre réalité. N’oubliez pas que votre parcours de transformation numérique est un engagement et que vous ne pouvez pas espérer obtenir des résultats en faisant les choses à moitié. Faites preuve d’ouverture d’esprit et soyez prêt à vous adapter au monde des possibilités offertes par les solutions cloud.
Les dirigeants doivent être prêts à investir dans la croissance de leur entreprise. Comme l’a dit notre PDG Gabriel Tupula dans son article du Forbes Business Council : « Pour moi, investir dans la croissance n’est pas un risque mais une nécessité. »
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