5 signes que vous avez dépassé QuickBooks

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Les indicateurs les plus courants indiquant que vous avez dépassé QuickBooks

1- Vos finances sont en désordre

Si tout semble prendre plus de temps que prévu, comme la saisie des transactions, l’établissement des factures, l’extraction des états financiers, la reconnaissance des revenus, etc., il est fort probable que vous ayez dépassé Quickbooks Enterprise depuis longtemps.

Vous pourriez également remarquer que vous avez du mal à obtenir une visibilité adéquate sur les données, ou que vous basez vos prévisions de ventes et votre budget sur des suppositions éclairées, plutôt que sur des décisions étayées par des données pertinentes.

D’autres signes indiquant que vos finances sont en train d’être compromises avec QuickBooks pourraient être la difficulté à ajouter de nouvelles gammes de produits ou sources de revenus, ainsi que des audits financiers qui sont coûteux et chronophages.

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2- Vous saisissez des données en double dans plusieurs systèmes

Quickbooks a une seule fonction : être un logiciel de comptabilité financière. Cela signifie que votre entreprise utilise probablement des feuilles de calcul et d’autres outils pour gérer d’autres processus cruciaux, comme le suivi de l’inventaire.

La saisie de données dans plusieurs systèmes a un coût : le risque d’erreurs humaines est beaucoup plus grand et peut se répercuter dans toute l’entreprise. En outre, la déconnexion entre les différents outils rend difficile la génération de rapports et, par conséquent, la prise de décisions fondées sur des données.

3- Il y a plus d’utilisateurs que ce que QuickBooks peut soutenir

QuickBooks Online ne peut prendre en charge que 30 utilisateurs. Avec une capacité d’utilisation aussi faible, vous risquez d’être coincé en essayant de partager l’accès entre plusieurs personnes, ce qui est très frustrant et peu pratique. Comme vous l’aurez compris, ce logiciel est utilisé par les petites entreprises et les propriétaires de petites entreprises.

Si vous cherchez à développer votre entreprise et souhaitez qu’un taux plus élevé de vos employés utilise des solutions cloud, QuickBooks vous empêchera d’atteindre cet objectif. QuickBooks n’est pas la meilleure solution pour les entreprises à croissance rapide. En effet, vous risqueriez à court terme de vous retrouver bloqué dans le développement de votre activité, à cause d’un outil inadéquat. Envisagez plutôt de mettre en œuvre une solution ERP (Enterprise Resource Planning/Progiciel de gestion intégré) adaptée à votre secteur d’activité, comme Oracle NetSuite, FinancialForce, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 ou Rootstock, avec l’aide d’experts-conseils, comme ceux de Big Bang.

4- Votre entreprise comporte maintenant plusieurs entités

Lorsque votre entreprise n’exerce plus sous un seul nom juridique et qu’elle s’est développée en une entreprise à entités multiples, il peut devenir de plus en plus difficile de continuer à utiliser QuickBooks Enterprise pour créer des rapports précis, que ce soit pour l’inventaire ou les consolidations financières.

Suite à l’expansion, vos entités vont commencer à faire des transactions entre elles, à échanger des contacts, à nécessiter une consolidation par roulement dans une société mère, etc. Malheureusement, QuickBooks ne prend pas en charge les transactions inter-sociétés automatiques ni les consolidations par roulement intersociétés. C’est pourquoi les entreprises maintiennent souvent différents comptes pour chaque entité, ce qui n’est pas la meilleure façon de rationaliser une entreprise.

5- Vos besoins en ERP vont bien au-delà de la comptabilité

Lorsque votre entreprise se développe, le nombre de départements peut également augmenter. Cette croissance signifie que vous aurez besoin d’un outil qui vous aidera à les gérer tous de manière cohérente et rationalisée. Si QuickBooks peut être un excellent outil de débutant pour la gestion de vos finances, vous vous rendrez vite compte qu’il lui manque des éléments de compte-rendu cruciaux en dehors des données comptables, ce qui empêchera votre entreprise de fonctionner au mieux de ses capacités.

Si vous gérez vos finances dans l’infonuagique par le biais de QuickBooks, mais que vous êtes toujours aux prises avec des processus manuels concernant, par exemple, la chaîne d’approvisionnement, les opérations, le commerce, les rapports, la fabrication, les ressources humaines, etc., ce pourrait être un signe qu’il est temps de passer à autre chose et d’adapter votre solution infonuagique aux besoins croissants de votre entreprise.

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Le problème de QuickBooks

Bien qu’il s’agisse d’un système de comptabilité peu coûteux et facilement accessible pour les petites et moyennes entreprises (PME), QuickBooks présente des défauts apparents. En effet, il lui manque de nombreuses fonctionnalités essentielles (telles que la gestion des stocks, la gestion de la relation client (CRM), la gestion financière et la gestion du capital humain (HCM)) et des automatismes indispensables aux entreprises en croissance qui souhaitent rationaliser leurs activités financières.

Par exemple, dans QuickBooks, vous ne pouvez pas travailler avec des données financières complexes contenant plusieurs variables. En outre, de nombreuses fonctions de gestion financière complexes nécessaires pour soutenir la croissance d’une entreprise (telles que la gestion des ressources, la production de rapports détaillés, le suivi, la gestion et l’analyse avancées des flux de trésorerie, etc.) ne sont pas réalisables dans le logiciel. Comme indiqué précédemment, le nombre limité de licences d’utilisateur autorisées sur la plateforme peut également constituer un inconvénient majeur dans le processus d’expansion de l’ensemble de l’organisation.

Les fonctions primaires de QuickBooks sont liées à la comptabilité et leur portée est vraiment limitée. Par exemple, si l’un de vos objectifs est de numériser correctement votre entreprise, vous devrez ajouter un logiciel de gestion d’entreprise complémentaire à votre logiciel existant, afin d’atteindre votre objectif. Cela signifie plus d’intégrations, plus de systèmes dont il faut apprendre l’utilisation, un risque supplémentaire d’erreur humaine, une perte de contrôle de vos données, etc. De plus, l’impossibilité de personnaliser directement QuickBooks rend d’autant plus difficile l’adaptation et la personnalisation de votre solution comptable à vos besoins spécifiques.

Que se passe-t-il lorsque vous dépassez QuickBooks?

La fin du monde! Non – pas littéralement – mais cela vous causera des ennuis inutiles. L’utilisation d’un système désuet, alors que votre entreprise a besoin d’opérations plus rationalisées, peut conduire à des niveaux élevés de frustration et de perte de profits. Lorsque votre entreprise devient chaque jour de plus en plus dépendante de l’infonuagique et que vous vous rendez compte que votre logiciel actuel ne peut pas supporter l’évolution de votre activité, il devient de plus en plus difficile de le gérer et de s’assurer qu’il fonctionne correctement.

Non seulement le fonctionnement du logiciel sera difficile, mais celui-ci nuira aussi, sans aucun doute, à la productivité globale et à l’environnement de travail. Vous sentirez votre personnel de plus en plus frustré, notamment en raison de la réduction des possibilités de croissance, ce qui peut même entraîner la perte de personnes clés au sein de l’organisation.

Personne n’aime travailler avec un système qui ne soutient plus sa productivité et sa motivation au quotidien.

Lorsque vous dépassez QuickBooks, un autre effet secondaire implique des clôtures de mois difficiles et fastidieuses en raison d’un manque de visibilité des données. La charge de travail du service comptable est accrue : les employés n’ont d’autre choix que de collecter les données de plusieurs départements avant de les saisir dans QuickBooks et de procéder à des transferts croisés de données transactionnelles entre les plateformes.

Tout ce travail supplémentaire pourrait être évité avec un logiciel qui prend en charge vos besoins opérationnels.

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Foire aux questions (FAQ) sur le dépassement de QuickBooks

Quelle taille d’entreprise est trop grande pour QuickBooks?

QuickBooks ne prend en charge qu’un maximum de 30 utilisateurs. Cela signifie qu’au fur et à mesure que le nombre d’utilisateurs de votre entreprise augmente et se rapproche de la limite, vous remarquerez que QuickBooks deviendra rapidement médiocre et que ses inconvénients deviendront de plus en plus apparents.

Nous vous suggérons toutefois de commencer à rechercher d’autres logiciels de comptabilité d’entreprise avant d’en arriver là. Essayer de faire fonctionner QuickBooks avec une surcharge d’utilisateurs ne ferait que ralentir le système et nuire à la productivité. Mieux vaut prévenir que guérir!

Les grandes entreprises utilisent-elles QuickBooks?

Les grandes entreprises ont tendance à s’orienter vers des systèmes plus complexes basés sur le nuage, avec des capacités de rapports avancées et un besoin bien moindre de processus manuels, comme un ERP. QuickBooks n’est pas assez robuste pour traiter des quantités importantes de données financières ou pour fournir aux grandes entreprises la visibilité financière dont elles ont besoin, et il n’est pas non plus conçu pour réaliser des rapports financiers à grande échelle.

QuickBooks convient à quelle taille d’entreprise?

QuickBooks Enterprise est le plus adapté aux petites et moyennes entreprises ayant moins de besoins en matière de rapports et de visibilité des données et moins de ressources financières et humaines.

Quelle est la prochaine étape logique après QuickBooks?

La prochaine étape logique serait d’envisager de passer à un logiciel plus performant, tel qu’un système de planification des ressources de l’entreprise (système ERP).  Contrairement à QuickBooks, un ERP est un système centralisé qui relie chaque processus par une plateforme commune. Passer à un ERP sur le nuage vous permettra de bénéficier d’une plus grande flexibilité – voici comment :

  • Un système ERP est un logiciel de gestion intégrée qui automatisera certains des éléments les plus essentiels de vos processus d’entreprise, notamment les ventes, le marketing, la planification et le développement de produits et la paie, pour une meilleure efficacité du lieu de travail.
  • En tant que solution infonuagique, une plateforme ERP rationalise le partage des données essentielles en temps réel, entre les unités commerciales, depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet.
  • Un ERP vous permettra d’éliminer les processus manuels fastidieux et de fournir un retour sur investissement précis en temps réel et une visibilité sur les rapports grâce aux données cumulées disponibles dans un seul système.
  • Enfin, donnez à votre personnel distant un accès sécurisé aux informations, où qu’il se trouve dans le monde : plus besoin d’être lié à un ancien système et plus de mises à niveau matérielles fastidieuses.

Si vous pensez que le moment est venu d’apporter des changements à votre entreprise, nous vous suggérons de procéder à l’une de nos évaluations gratuites pour voir où en est votre entreprise et déterminer quelle solution serait la mieux adaptée à vos besoins.

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