Les organisations consacrent du temps et des ressources pour créer de nouvelles méthodes opérationnelles qui optimisent la réduction des coûts et l’efficacité opérationnelle de l’entreprise. Le système des comptes créditeurs est un secteur d’activité fondamental qui a fait preuve de réalisations importantes en matière d’amélioration des opérations. La comptabilisation des charges à payer exigeait traditionnellement un travail manuel important, ce qui entraînait souvent plusieurs erreurs et lacunes. Les sociétés de conseil en informatique ont découvert que l’introduction de l’automatisation a transformé les processus AP en approches plus rapides, plus précises et moins coûteuses. Les utilisateurs actuels d’Oracle NetSuite qui mettent en œuvre cette plate-forme recevront un système qui s’attaque à l’amélioration du flux de travail des opérations AP. Lorsque AP Automation for NetSuite fonctionne dans le cadre des opérations commerciales, il apporte quatre améliorations clés aux processus organisationnels.
1. Traitement accéléré des factures
NetSuite AP Automation offre aux entreprises des avantages substantiels qui accélèrent le traitement des factures, bien que cette tâche ait traditionnellement demandé beaucoup de temps et produit de nombreuses erreurs. Le recours à des documents papier dans les procédures manuelles traditionnelles fait courir le risque d’égarement ou d’erreur dans l’approbation des documents financiers, car le processus d’approbation ralentit ainsi les délais de traitement des factures. La mise en œuvre de NetSuite AP Automation permet d’améliorer considérablement les vitesses de traitement des factures lorsque les processus papier diminuent, ce qui se traduit par des opérations plus rapides et des gains de temps importants par rapport aux méthodes manuelles.
Les entreprises qui adoptent le logiciel NetSuite AP Automation n’ont plus besoin d’opérateurs humains pour saisir des données manuellement ou gérer des processus basés sur des documents papier. Le système intègre la saisie des factures au moyen d’images numérisées ou de fichiers PDF pour accélérer les processus d’appariement, car il achemine automatiquement les documents vers le personnel agréé conformément aux règles d’approbation prédéfinies. Cette automatisation rationalise également les flux de travail d’approbation.
Les organisations qui utilisent NetSuite AP Automation peuvent bénéficier d’un traitement des factures plus rapide, car le système élimine de nombreuses procédures manuelles et réduit ainsi la durée du cycle. Lorsque les équipes des finances reçoivent le paiement des fournisseurs plus tôt et renforcent leurs relations, elles réduisent également les coûts liés aux retards de paiement en se concentrant davantage sur les tâches de budgétisation stratégique.
2. Amélioration de la visibilité et du contrôle
Le principal avantage d’AP Automation for NetSuite est qu’il permet aux utilisateurs de mieux surveiller et gérer leurs procédures de comptes créditeurs. Les méthodes traditionnelles rendent difficile l’identification de l’état actuel d’une facture après saisie dans le système. Les entreprises sont confrontées à des retards ou à des écarts inattendus lorsque la visibilité de leurs processus n’est pas claire, ce qui affecte les flux de trésorerie et les opérations.
La combinaison des outils de reporting de NetSuite au sein d’AP Automation fournit aux utilisateurs des informations instantanées sur l’ensemble du flux de travail AP. Les utilisateurs de l’équipe des finances obtiennent une surveillance immédiate des positions des factures tout au long du flux d’approbation, du statut de paiement et des points d’action requis. La visibilité du programme aide les solutions de consultation en IT à détecter les goulots d’étranglement, les retards et les erreurs dans les processus afin de prévenir une détérioration supplémentaire de ces problèmes.
L’automatisation de la procédure d’approbation dirige les factures vers les approbateurs appropriés, ce qui réduit au minimum les cas de communication erronée et les délais. Les organisations qui ont besoin de conformité aux contrôles internes et aux exigences réglementaires peuvent utiliser la solution ERP Oracle NetSuite Cloud et les flux de travail d’approbation automatisés pour maintenir un système de suivi des approbations vérifiable et transparent qui assure la responsabilité organisationnelle. Un niveau élevé de contrôle donne aux entreprises un accès complet aux données actuelles des fournisseurs, y compris les détails sur les délais de paiement, ce qui assure l’exactitude et la rapidité des paiements.
L’amélioration de la visibilité permet aux entreprises de faire de meilleurs choix en matière de flux de trésorerie, ce qui améliore la planification financière et les résultats budgétaires. Le système de suivi et de mesure donne un aperçu des indicateurs de rendement essentiels, appelés indicateurs clés de rendement (IRC), où les délais de facturation et l’efficacité du traitement des paiements deviennent mesurables afin de détecter les domaines nécessitant une amélioration.
3. Économies de coûts grâce à la réduction des efforts manuels
L’une des raisons les plus convaincantes pour lesquelles les entreprises adoptent le logiciel NetSuite AP Automation est le potentiel de réduction significative des coûts. Les processus manuels d’AP sont longs et coûteux, nécessitant des ressources humaines importantes. De la saisie manuelle des données de facture dans le système à la recherche d’approbations et au rapprochement des comptes, l’effort manuel impliqué dans les tâches AP peut prendre un temps précieux et du travail.
En automatisant ces tâches, les entreprises peuvent réduire considérablement le travail manuel requis. Les factures sont saisies, jumelées et approuvées automatiquement, avec un minimum d’intervention du personnel. Cela permet aux équipes financières de se concentrer sur des tâches à plus grande valeur comme l’analyse financière, les prévisions et la planification stratégique. En conséquence, les entreprises peuvent réduire les coûts de main-d’œuvre, améliorer la productivité et mieux utiliser leur main-d’œuvre.
En plus de réduire le travail manuel, NetSuite AP Automation peut aider les entreprises à éviter des erreurs coûteuses. Les factures qui font l’objet d’un traitement manuel représentent des coûts inutiles pour les organisations lorsque les erreurs humaines comprennent le dédoublement des paiements, les erreurs de calcul et la non-conformité des escomptes. Les systèmes automatisés éliminent les erreurs de traitement humaines lors du traitement des factures puisqu’ils exécutent des opérations sans erreurs significatives lors de leur traitement initial. De plus, l’automatisation aide les entreprises à tirer parti des rabais sur les paiements anticipés en veillant à ce que les paiements soient effectués à temps, ce qui peut entraîner des économies supplémentaires.
Pour les entreprises qui travaillent avec une société de conseil NetSuite, la mise en œuvre des outils d’automatisation peut être adaptée aux besoins spécifiques de l’organisation, garantissant ainsi un maximum d’économies. Avec la configuration et l’intégration appropriées, les entreprises peuvent libérer tout le potentiel de leur système NetSuite et accroître l’efficacité dans toute l’organisation.
4. Intégration transparente avec NetSuite ERP et CRM
Le principal avantage de NetSuite AP Automation réside dans l’intégration parfaite du système avec les solutions de planification des ressources d’entreprise (ERP) et de gestion des relations clients (CRM) de NetSuite. Les entreprises peuvent optimiser leurs flux de travail et assurer une meilleure collaboration en intégrant différents systèmes grâce à cette solution.
L’acquisition de NetSuite permet aux entreprises d’accéder à des données relatives aux clients dans n’importe quel service grâce à une accessibilité à l’échelle de l’organisation. Le système unifié permet aux équipes de vente, au personnel des finances et aux spécialistes en approvisionnement de mieux échanger l’information parce qu’il relie leurs domaines de travail. Une commande client placée dans le système transfère automatiquement les données au service AP afin qu’il puisse traiter efficacement les factures associées.
La solution ERP Oracle NetSuite Cloud contribue de manière significative à l’automatisation des points d’accès, permettant aux données financières d’interagir avec les fonctions opérationnelles telles que la gestion des stocks et l’approvisionnement.
La solution présente aux entreprises une solution unique pour diriger tous leurs rôles de gestion opérationnelle, du traitement des commandes au contrôle des stocks, en passant par les rapports financiers et les procédures d’automatisation AP. Le stockage des données de l’entreprise au sein d’un système unifié permet aux entreprises d’éliminer automatiquement la saisie manuelle de documents et de prévenir les erreurs.
L’automatisation des points d’accès intégrée au système ERP Cloud de NetSuite offre aux utilisateurs un accès instantané aux données financières mises à jour. Les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées en utilisant l’information la plus sophistiquée et la plus à jour, ce qui leur permet d’avoir une meilleure gestion de leurs flux de trésorerie ainsi que des prévisions financières et une planification stratégique.
Conclusion
La mise en œuvre d’AP Automation pour NetSuite offre de nombreux avantages aux entreprises afin d’améliorer leurs opérations de comptes fournisseurs. Les avantages de l’utilisation de NetSuite AP Automation comprennent un traitement rapide des factures et une visibilité complète du système, ce qui génère des économies financières et facilite l’intégration du système. L’efficacité des paiements, associée à une efficacité opérationnelle automatisée, s’améliore grâce à des processus opérationnels qui automatisent le travail manuel, réduisent les erreurs humaines et accélèrent les paiements aux fournisseurs. Les systèmes d’automatisation AP aident les entreprises qui mettent en œuvre NetSuite ERP ou qui adoptent NetSuite CRM à atteindre des processus optimaux tout en réduisant les dépenses et en maintenant le contrôle des processus financiers.
Les organisations qui s’associent avec des sociétés de conseil NetSuite de confiance comme Big Bang obtiennent un système qui s’adapte parfaitement à leurs besoins. La collaboration commerciale avec NetSuite permet à l’organisation d’exploiter tout son potentiel logiciel pour accroître sa productivité et ses fonctionnalités. Le logiciel NetSuite AP Automation fournit aux entreprises les compétences essentielles pour survivre dans des conditions de marché concurrentielles et rapides.
Les entreprises obtiennent deux avantages importants grâce à l’adoption de l’automatisation – une meilleure croissance des affaires, une expérience client supérieure et une meilleure position sur le marché. Big Bang permet aux entreprises de maximiser les fonctionnalités de NetSuite, ce qui leur permet de maintenir leur leadership dans leur domaine grâce à une rationalisation opérationnelle.
