Le logiciel d’ERP (enterprise resource planning/progiciel de gestion intégré) a fait une grosse différence pour beaucoup d’entreprises ces dernières années. Il peut aussi certainement avoir un impact énorme sur votre productivité et votre profitabilité. Cependant, ce qui est plus important encore que décider d’utiliser un ERP est le processus pour l’intégrer à votre business. En suivant les meilleures pratiques de méthodologie d’implémentation d’ERP, vous pouvez vous assurer que votre entreprise sera préparée à utiliser un ERP. De cette manière, vous pourrez aussi en tirer le meilleur parti.
Les étapes suivantes doivent jouer un rôle central dans votre méthodologie d’implémentation d’ERP :
1ère étape: Le planning
Comme pour n’importe quelle tâche associée à votre business, une planification adéquate est la clé d’une implémentation réussie. Pour beaucoup de business, cela implique une évaluation minutieuse des processus actuels (incluant aussi bien les forces que les faiblesses) et la définition des objectifs à réaliser avec l’ERP. Bien souvent, un vendeur de logiciels assistera les managers de l’entreprise pour décider quels processus ont le plus besoin d’être affinés.
La phase de planning doit prendre en compte les opportunités et les challenges uniques auxquels votre business doit faire face, ainsi que les meilleures pratiques industrielles. Un vendeur de logiciels peut aussi vous guider pour déterminer quelles options et extensions seront les plus utiles à votre entreprise. Par exemple, les besoins d’une entreprise de e-commerce seront différents de ceux d’un fabricant de pièces détachées pour le secteur automobile ! Grâce à une bonne compréhension des besoins de votre entreprise et de ce que permettent les différents packs logiciels, vous pourrez faire le bon choix.
2e étape: Le développement
Une fois que les objectifs et les besoins d’une entreprise ont été établis, le vendeur de logiciels commencera à travailler sur une solution personnalisée. Typiquement, cela implique la modification d’une plateforme ERP préexistante en fonction des exigences uniques d’une entreprise spécifique. Par exemple, des menus personnalisés doivent être créés dans la plateforme logicielle, et certaines extensions doivent être intégrées au système principal.
Des couleurs personnalisées et le(s) logo(s) de l’entreprise doivent aussi être ajoutés à la plateforme logicielle pour créer une expérience utilisateur correspondant à la marque. Le système est testé de nombreuses fois pendant la phase de développement pour identifier tous les bugs ou autres problèmes qui pourraient en restreindre l’usage, avant qu’il ne soit finalisé et mis à la disposition des utilisateurs finaux. Ce processus prend en général plusieurs semaines pour garantir le parfait fonctionnement.
3e étape: l’éducation et l’implémentation du ERP
L’introduction d’un nouveau système ERP peut faire peur à vos employés, surtout s’ils se sont habitués à un ancien système utilisé par votre entreprise depuis plusieurs années. C’est pourquoi il est essentiel d’éduquer et de former correctement au nouveau système pour réussir son implémentation. Assez souvent, le vendeur de logiciels vous assistera durant ce processus en mettant à disposition des ateliers de démonstration, des formations par vidéo, entre autres. Un support continu en temps réel (souvent possible par téléphone ou en ligne) peut aussi se révéler extrêmement utile au début.
Il est peu surprenant de se heurter à quelques difficultés au fur et à mesure que votre équipe s’adapte à votre nouveau logiciel ERP. Suivant le nombre de personnes qui utilisera le logiciel, il peut être utile d’avoir un membre du personnel (ou une petite équipe) faisant office de spécialiste sur site. Ce spécialiste pourra aider les autres à se familiariser avec la nouvelle plateforme. Heureusement, la nature conviviale des systèmes ERP modernes devrait permettre à votre équipe de s’adapter en relativement peu de temps.
Conclusion
Une méthodologie correcte d’implémentation d’ERP prend du temps et des efforts conséquents. Cependant, si vous suivez les étapes essentielles pour identifier les besoins en ERP les plus pressants pour votre entreprise, et que vous travaillez avec une entreprise de logiciel fiable pour développer une solution personnalisée, vous pouvez être sûr que votre nouvelle plateforme vous aidera à obtenir de meilleurs résultats, pour vous et vos clients.
