Je n’aime pas courir pour obtenir de l’information. Au lieu de cela, je préfère agir en fonction des indicateurs clés de performance (KPI). Pour cette raison, j’investis dans l’obtention d’informations précieuses en temps opportun, le plus souvent en temps réel ou quasi réel.
Pour mieux comprendre les KPI et comment ils me facilitent la vie et rendent l’entreprise que je dirige plus dynamique, il est important de noter qu’en tant qu’entreprise de services, mon équipe effectue le suivi du temps au quotidien; elle réconcilie quotidiennement les cartes de crédit et les relevés bancaires; gère la paie de cinq entités juridiques, et de plus de 100 employés en moins d’une demi-journée; s’assure que les factures des fournisseurs sont approuvées à temps et par la bonne personne pour effectuer l’impression des chèques hebdomadaire efficacement; et utilise un système de codes de couleur pour presque tout.
Ce rythme est très important parce que nous ne prenons pas de décisions seulement après une fermeture de mois; nous prenons des décisions en temps réel, au fur et à mesure que les opportunités et les défis se présentent. Cela n’est possible que lorsque nous disposons d’indicateurs clés de performance pouvant montrer l’état de notre situation, le courant des tendances et comment nous pouvons corriger le tir, lorsque cela est nécessaire, en temps opportun.
Comprendre la valeur des indicateurs
Des KPI robustes et puissants peuvent être utilisés pour aider à prendre des décisions en temps réel. Par exemple, si nos cartes de crédit n’étaient rapprochées que mensuellement au lieu de quotidiennement, il serait difficile pour moi d’avoir un aperçu précis de notre flux de trésorerie. Cela ferait en sorte qu’il devienne difficile de dire au reste de l’équipe de direction si nous avons ou non le budget pour couvrir un nouveau programme de génération de prospects ou l’embauche d’une nouvelle personne pour l’équipe de livraison est possible, par exemple.
Les KPI commencent à avoir un certain poids lorsque vous les ramenez aux principes de base : les indicateurs clés de performance – « indicateur » signifiant que les informations que vous avez à portée de main ne sont pas définitives ou exhaustives, mais peuvent contribuer à éclairer une prise de décision efficace. J’ai trouvé que les KPI peuvent également aider à corriger le tir, car ils donnent un aperçu de l’avenir. Prétendre que vous avez besoin de toutes les informations pour prendre une décision est comme prétendre que la vie est parfaite. La vie et les décisions sont colorées, en constante évolution et complexes. En fin de compte, ce qui est important c’est ce que nous, en tant qu’opérateurs d’entreprise, faisons de l’information.
Tout comme je cherche à m’entourer de personnes brillantes et intelligentes, je vise également à m’entourer de KPI simples et brillants, car je ne peux pas attendre la conclusion avant de diriger l’entreprise. Si je l’avais fait, nous serions tous dans les limbes. En cas de doute, je prends le KPI comme factuel (dans la limite du raisonnable). Dans la majorité des cas, tout fonctionne pour le mieux. Je crois que même avec des données réelles, nous n’améliorerions pas notre taux de réussite décisionnelle de manière significative, parce que lorsque les choses ne se passent pas comme prévu, c’est souvent parce qu’elles étaient hors de notre contrôle ou qu’un changement s’est produit en cours de route. Par contre, être parfaitement familiarisé dans la prise de décisions rend l’adaptation plus facile en cours de route.
Définir des KPIs efficaces
En 2021 — alors que les gens parlent de l’Internet des objets, des mégadonnées, de l’intelligence artificielle et plus — je trouve qu’il est facile de s’enliser dans la façon la plus récente et la plus tendance de travailler. Mais il est important d’avoir vos KPI bien en main pour vous assurer de concentrer vos efforts au bon endroit. Vous êtes mieux avec un ou deux indicateurs clés de performance précis et clairs, plutôt que de vous perdre dans une trop grande complexité. Lors de la définition des KPI, pensez à ce que vous devez demander le plus souvent à votre équipe. Dans le cadre d’une réunion, sur quel sujet clé perdez-vous souvent le plus de temps à poser des questions (plutôt que d’obtenir des réponses)? Cela devrait-être votre premier indicateur clé de performance.
Votre responsabilité en lien avec les KPIs
« Erreurs en entrée, erreurs en sortie » est un mantra de mon bureau. Nous savons que si nous configurons un système avec des données anciennes et erronées, nous obtiendrons des données coûteuses, anciennes et erronées. En tant que responsable et propriétaire de vos KPI, votre responsabilité consiste à les utiliser et à vous assurer que les informations sont exactes. Rien n’est pire que de prendre une décision basée sur des informations que vous jugiez exactes, et de découvrir que le système vous renvoyait les données différemment que ce que vous pensiez.
Vous devez, de vos propres yeux, analyser un indicateur clé de performance en profondeur pour vous assurer de leur exactitude. Tous les mois environ, j’en choisis un pour l’examiner plus en détail afin de nous assurer de ne pas le perdre de vue. En outre, si nous apportons un changement significatif à la structure ou à l’offre commerciale de l’entreprise, nous effectuons une vérification complète de nos KPI pour nous assurer de leur exactitude.
Ce qui importe le plus : Je crois qu’il est plus bénéfique de vous concentrer sur quelques KPI solides pour vous aider à prendre des décisions plutôt que de perdre du temps, de l’énergie et de créer du stress pour votre équipe.
Lisez cet article sur Forbes (disponible en anglais seulement).
