Comment tirer le meilleur parti d’un logiciel EDI pour votre PME?

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Connu sous le nom d’Electronic Data Interchange en anglais, le logiciel EDI a un impact grandissant pour les entreprises, et ce, peu importe leurs domaines d’activités. Beaucoup ont tendance à croire que ce logiciel est plus avantageux pour les grandes entreprises que les petites: détrompez-vous. En intégrant un logiciel EDI, les petites entreprises peuvent accélérer leurs processus de facturation, mieux gérer leurs tâches administratives et éliminer les erreurs humaines fréquentes.

Toutes les entreprises peuvent donc bénéficier de ce logiciel, à condition bien sûr de savoir en tirer le maximum.

Économie des coûts

Échanger ses documents de manière électronique est connu pour réduire les frais associés à l’achat de papier, de stockage de fichiers, d’impression et d’envoi. Ces dépenses qui semblent minimes peuvent rapidement s’accumuler et représenter un plus grand budget pour votre entreprise. D’ailleurs, certains professionnels estiment que l’utilisation d’un logiciel EDI peut faire économiser plus de 6$ par commande en comparaison au traitement manuel.

Pour maximiser ces économies, votre entreprise doit investir totalement dans son logiciel EDI. Pour réduire les frais liés au traitement manuel des commandes, il est nécessaire de réaliser une transition complète vers un système électronique.

Éliminez l’erreur humaine

Un autre enjeu du traitement des commandes est le risque lié aux erreurs humaines.  Il existe de nombreux problèmes qui peuvent affecter la rapidité et l’exactitude des bons de commande et autres tâches. Qu’il s’agisse de mauvaise écriture ou de courrier égaré, ces erreurs contribuent à des retards coûteux, et peuvent vous faire perdre des clients.  

Avec un logiciel EDI, les pannes d’imprimante et les écritures illisibles ne seront plus un problème pour votre entreprise. Plus besoin aussi de vous inquiéter des retards postaux qui peuvent retarder l’arrivée de vos documents importants.

Vous pouvez donc être sûr que vos documents électroniques seront acheminés aux personnes concernées, de manière sécuritaire. L’intégration de logiciel vous permet de faire le suivi des documents et de savoir où (et quand) ils ont été envoyés. Il vous est même possible d’envoyer des documents dans des formats de fichiers multiples afin de répondre aux besoins du destinataire. Les transactions peuvent être traitées en quelques minutes plutôt qu’en plusieurs jours.  Ces courts délais font toute la différence lorsque vous attendez de recevoir le paiement d’une facture.

Traitement de document

Pour vous assurer de profiter pleinement de votre logiciel EDI, le traitement de document doit devenir une priorité pour votre équipe.  Les logiciels ERP modernes rendent ce processus beaucoup plus facile en téléchargeant automatiquement les données à partir des documents et en les intégrant aux informations déjà présentes dans votre système.

Pour tirer le maximum de ce processus simplifié, votre équipe devra toutefois traiter rapidement les informations contenues dans ces documents. Avec des informations exactes et en temps réel à leur portée, vos employés seront en mesure de mieux compléter toutes les étapes clés de votre chaîne logistique. Ce sera par exemple le cas pour le réapprovisionnement de votre entrepôt.  

Le logiciel EDI donne accès à des données en temps réel.  Ainsi, vous avez l’opportunité d’améliorer votre réactivité et de devenir une compagnie axée sur la demande.  Ce changement pourrait vous permettre d’augmenter votre productivité et vos profits.

Conclusion

Même les plus petites entreprises peuvent donc bénéficier des avantages liés à l’utilisation d’un logiciel EDI, à condition d’en maîtriser l’utilisation. En opérant une transition complète, vous pourrez économiser sur les coûts liés au processus de facturation, augmenter votre efficacité opérationnelle ainsi qu’obtenir des éléments clés, qui permettront d’assurer une meilleure croissance et durabilité.

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