Les modèles de courriel apportent une variété de bénéfices. Un travail direct et efficace pour créer des modèles de courriel professionnels vous feront sauver un temps précieux à long terme. De plus, puisqu’une multitude d’utilisateurs peuvent accéder à ces modèles, les lignes directrices de l’image de marque peuvent être mieux internalisées et la communication plus consistante à travers les départements de l’entreprise.
Quel modèle de courriel devriez-vous choisir?
Salesforce fournit 4 types de modèles de courriel. Voici un aperçu des différents types et des éléments à retenir.
1. Modèles de courriel texte
Ce modèle ne contient que du texte, aucun formatage n’est possible (i.e. couleur de la police, taille de la police, caractère gras…)
Vous pouvez utiliser ce type de modèle lorsque vous envoyez un courriel manuellement (cliquer sur « Envoyer un courriel » à partir de la liste reliée à l’Historique d’Activité). Avec cette option, vous pouvez changer le formatage et modifier le contenu.
2. Modèles de courriel HTML (en utilisant un en-tête)
Vous aurez besoin de créer un en-tête, qui sera le contenant visuel du courriel. Vous devrez également sélectionner une mise en page de courriel. Ceci viendra spécifier comment le contenu sera distribué. Le formatage du courriel peut être effectué en utilisant les Contrôles de Formatage, sans avoir besoin de connaissances HTML/CSS. Vous aurez ainsi un courriel à l’allure professionnelle.
Vous pouvez utiliser ce type de modèle lorsque vous envoyez un courriel manuellement. Avec cette option, vous pouvez changer le formatage et modifier le contenu.
3. Personnalisé (sans utiliser d’en-tête)
Aucun en-tête n’est nécessaire, mais vous devrez bâtir votre propre HTML et CSS afin de personnaliser la mise en page et le formatage du courriel.
Dans l’image ci-dessous, aucun HTML ou CSS n’a été utilisé. Par conséquent, il n’y a pas de formatage.
Vous serez en mesure de réutiliser ce modèle lorsque vous enverrez un courriel manuellement, mais vous ne pourrez pas modifier la mise en page ou le contenu du courriel.
4. Visualforce
Vous aurez besoin de connaissances en HTML, CSS et Apex si vous désirez utiliser ce modèle. Les modèles Visualforce vous permettent d’avoir accès à de l’information d’autres enregistrements au lieu d’être limité à l’information de l’enregistrement actuel. Vous pourrez également spécifier une adresse « Répondre à ». Vous serez en mesure de réutiliser ce modèle lorsque vous enverrez un courriel manuellement, mais vous ne pourrez pas modifier la mise en page ou le contenu du courriel.
Par exemple, ce code doit être entré dans l’interface de l’utilisateur afin d’afficher le message du courriel et les champs associés.
Conseils et astuces
Formatage de date personnalisé
Salesforce utilise les réglages d’emplacement du système afin de formater la date. Cependant, la plupart des organisations préfèrent afficher les dates sous différents formats. Vous pourrez utiliser des formules afin de personnaliser le formatage de la date.
C’est-à-dire, si vous avez besoin de formater la date comme suit Mois JJ, AAAA, voici la formule dont vous aurez besoin, où Record.DateField est votre champ pour y insérer la date.
{!CASE(MONTH(Record.DateField),1,”January”,2,”February”,3,”March”,4,”April”,5,”May”,6,”June”,7,”July”,8,”August”,9,”September”,10,”October”,11,”November”,12,”December”,”Month”)} {!DAY(Record.DateField)}, {!YEAR(Record.DateField)}
Afficher de l’information à partir d’autres enregistrements
Vous avez 3 options pour accomplir ceci :
- Utilisez un modèle Visualforce. Comme mentionné précédemment, vous aurez besoin de créer votre propre CSS et HTML.
- Envoyez votre courriel par déclencheur. À partir d’un déclencheur, vous pourrez choisir un modèle et mettre à jour le contenu pour ajouter des informations provenant d’autres enregistrements avant d’envoyer le courriel.
- Envoyez votre courriel par déclencheur. À partir d’un déclencheur, vous pourrez choisir un modèle et mettre à jour le contenu pour ajouter des informations provenant d’autres enregistrements avant d’envoyer le courriel.
Ajoutez un lien vers l’enregistrement
Il y a une valeur Champ de Fusion que vous pourrez utiliser pour ajouter le lien de l’enregistrement actuel: {!Account.Link}. Cependant, le destinataire verra quelque chose comme ceci: «https://na17.salesforce.com/001o00000031ABP.»
Si vous voulez personnaliser le texte que le destinataire voit, vous aurez besoin d’une fonction HYPERLINK() dans un champ de formule : HYPERLINK(‘/’ & Id, ‘Click here to view record’).
Si vous utilisez un modèle HTML, vous pourrez également saisir le texte que vous souhaitez afficher sur le modèle de courriel, cliquer sur l’icône «Insérer un lien» et définir la valeur du champ Fusion du lien dans la fenêtre pop-up.
Le résultat final sera: Cliquez ici pour voir l’enregistrement.
Joindre le courriel envoyé à l’enregistrement
Les courriels envoyés par le flux de travail n’apparaissent pas dans la liste liée à l’Historique de l’Activité, contrairement à ceux envoyés manuellement. Une solution de contournement consiste à utiliser la fonctionnalité Email To Salesforce.
Cette fonctionnalité vous permet de joindre des courriels à des objets Salesforce en envoyant le courriel à une adresse générée automatiquement par Salesforce.
Si vous ajoutez cette adresse générée dans le champ «Adresse Additionnelle» de l’alerte courriel, le courriel sera joint au contact/prospect auquel il a été envoyé.
En outre, si vous souhaitez joindre le courriel à un enregistrement autre qu’un contact ou un prospect, vous devez ajouter ceci au corps ou à l’objet du courriel: ref: RECORD_ID. i.e, si vous souhaitez joindre le courriel à un objet personnalisé avec l’ID a0v170000004CFu, vous devrez ajouter ref : a0v170000004CFu au corps de votre courriel.
