Transformation vers l’agilité chez Optimum Talent

Le défi

Remplacer les systèmes techniques désuets par un logiciel fiable qui optimise les processus internes complexes de cette entreprise à structure matricielle, en portant une attention particulière aux finances et à la comptabilité.

La solution

Big Bang a appliqué sa propre méthodologie, The Big Bang ExperienceMD, pour comprendre, évaluer et analyser les besoins de gestion et pour effectuer un déploiement à grande échelle de NetSuite.

Les bénéfices

La société de gestion des talents dispose maintenant d’un système qui peut croître au même rythme que l’organisation. La facturation et la production de rapports sont simplifiées et la visibilité des données en temps réel est améliorée.

Optimum Talent Case Study Big Bang Web Photo

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Solution ERP pour soutenir l’une des plus grandes sociétés canadienne de gestion de talents

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À propos d’Optimum Talent

Fondée il y a plus de 40 ans, Optimum Talent compte aujourd’hui plus de 260 employés et associés, répartis dans 14 bureaux d’un océan à l’autre. L’entreprise offre des solutions intégrées de recherche de cadres, d’évaluation et de développement du leadership, de transition et de gestion de carrière.

Optimum Talent se spécialise dans la gestion intégrée des talents. La firme-conseil accompagne les organisations en tout genre dans l’optimisation des talents grâce à leurs solutions stratégiques et holistiques, et ce, à toutes les étapes du cycle de la carrière. Pour permettre à Optimum Talent d’accomplir sa mission à l’échelle canadienne, il est important de la munir des meilleurs logiciels dans le but de soutenir toutes les initiatives de la compagnie. C’est dans ce contexte qu’Optimum Talent s’est tournée vers Big Bang.

« Nous savions pertinemment que nous devions améliorer nos systèmes, mais il nous fallait trouver la meilleure solution pour notre modèle d’entreprise. Bien évidemment, nous avons effectué des recherches afin de trouver un fournisseur de services qui répondrait au mieux à nos besoins, et elles nous ont menés sur l’entreprise Big Bang – la seule entreprise qui a répondu tout de suite à notre appel. Nous avons apprécié pouvoir discuter avec une personne et non avec une machine ! »

Optimum Talent permet aux organisations de réussir en misant sur les gens. Des organisations de premier plan font appel à la firme pour attirer, intégrer, développer, optimiser, mobiliser et retenir les talents, ainsi que pour faciliter les transitions internes et externes. Grâce aux services de cette entreprise, ses clients disposent d’une équipe de dirigeants et de talents capables d’atteindre leurs objectifs d’affaires.

Les défis

La structure de la compagnie est de type matriciel. Cela renforce le besoin de trouver un logiciel fiable qui pourra opérer de façon à simplifier leurs processus, tout en respectant les besoins organisationnels de la compagnie.

  • Trouver les bons outils avec un budget restreint qui répondra aux besoins opérationnels de l’entreprise
  • Remplacer les systèmes techniques dépassés pour optimiser les processus complexes internes, notamment les processus de finance et de comptabilité
  • Centraliser les données pour respecter la structure matricielle de l’entreprise
  • Avoir une meilleure visibilité sur les données en temps réel

La solution Big Bang

Pour les experts de Big Bang, la solution était claire : NetSuite. Optimum Talent avait besoin d’une solution fiable et durable qui serait en mesure de répondre à sa structure matricielle et qui :

• nécessiterait peu de personnalisation;
simplifierait le processus de facturation et de rapports uniformément et;
• livrerait des résultats en temps réel accessibles de partout.

L’équipe de Big Bang applique sa méthodologie The Big Bang Experience ™ afin de comprendre, d’évaluer et d’analyser les besoins de gestion d’Optimum Talent. C’est d’ailleurs ce qui les rend uniques.

D’après Alain Beauséjour, la vraie valeur de Big Bang est leur approche.

« Ils ont pris le temps d’analyser nos processus internes et de bien comprendre nos systèmes. De plus, ils se sont assis avec chacun des usagers pour noter les différentes demandes et exigences, quelque chose que nous n’avions jamais eu avec d’autres fournisseurs. »

Big Bang a présenté NetSuite à l’équipe d’Optimum Talent qui fut impressionnée par la qualité de la présentation et du logiciel, décidant de faire le saut vers ce nouveau système. Dès le début de l’implantation du projet, Big Bang a travaillé en étroite collaboration avec Optimum Talent afin de s’assurer de bien répondre à ses demandes et ses besoins. À chaque semaine, Big Bang communiquait à l’équipe d’Optimum Talent les avancées et les informait quant aux rôles, aux responsabilités, et aux risques inhérents au projet. Ces appels ont permis à Optimum Talent d’avoir un meilleur contrôle sur l’échéance et le budget. Optimum Talent a pu également ajuster ses demandes et ses attentes en cours de route grâce à ces suivis hebdomadaires.

Quelques jours après le grand déploiement du système, l’équipe d’Optimum Talent avait déjà pu constater la valeur ajoutée du travail de Big Bang.

Optimum Talent se démarque par sa portée

Avec 14 bureaux partout au Canada et 180 utilisateurs de NetSuite, NetSuite est l’unique système qui était en mesure de centraliser les données de façon à bien représenter les marchés et les sousmarchés. La souplesse de NetSuite permet de personnaliser le système de sorte à faciliter la visualisation des données critiques pour chaque département.

NetSuite: Le produit

« C’est un système qui peut grandir en synergie avec l’organisation – surtout au niveau du module de gestion de projet ! Nous sommes persuadés que cette solution répondra à nos besoins pour très longtemps encore.

Les suivis fréquents avec Big Bang nous ont permis de prioriser les étapes du projet. Nous pouvions déceler également les risques plus rapidement et apporter les correctifs
nécessaires. La planification, l’organisation et la souplesse de Big Bang ont rendu notre expérience encore plus agréable !

Les experts-conseils de Big Bang sont des personnes qui nous ont bien accompagnés et qui ont été de bons partenaires. »

« J’ai beaucoup aimé travailler avec l’équipe de Big Bang qui était géniale! Nous n’avons pas simplement fait l’achat d’un logiciel; nous avons bien compris la valeur ajoutée de travailler étroitement avec une équipe d’experts-conseils. Les consultants de Big Bang prennent en considération nos besoins et nos contraintes pour nous proposer des solutions personnalisées. Un vrai partenaire d’affaires ! »

Conseil pour les nouveaux utilisateurs NetSuite

« N’essayez surtout pas de reproduire un système que vous n’aimiez pas. Quand vous ferez face à des défis, faites confiance à vos consultants. Ils vous aideront à éliminer certains processus superflus afin de mieux gérer, voire éliminer les problèmes techniques auxquels vous auriez pu être confrontés. L’équipe de consultants doit être votre partenaire afin de vous guider vers les meilleures pratiques. »

Toutes les citations sont de
Alain Beauséjour
Vice-président Finances, Optimum Talent

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