Processia : Une intégration transparente et une efficacité opérationnelle améliorée

Le défi

Ils avaient besoin d'un système PSA avancé qui puisse améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi gérer leur capital humain.

La solution

Une implémentation de Mavenlink, BambooHR, et Nexonia avec une intégration transparente avec l'ERP de Processia; NetSuite.

Les bénéfices

L'intégration a apporté une plus grande agilité aux processus de Processia, ainsi que des avantages en matière de gestion de projet en exploitant les capacités de reporting de Mavenlink.

Processia: A Seamless Integration & Improved Operational Efficiency

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À propos de Processia

Processia est un intégrateur de systèmes GCVP (Gestion du cycle de vie d’un produit) et un partenaire de service mondial de Dassault Systems. Basée au Québec, Processia a été fondée en 2000. Aujourd’hui, l’entreprise compte plus de 250 employé.es et est présente dans 9 pays – le Canada, les États-Unis, le Royaume-Uni, la France, la Belgique, les Pays-Bas, l’Espagne, la Suède et l’Inde. Ayant connu une croissance exponentielle au cours des deux dernières années, Processia a récemment été acquise par Atos et devrait doubler de taille.

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Processia Logo

Avec la volonté de réaliser une importante transformation numérique, Processia souhaitait améliorer son efficacité opérationnelle et ses processus de gestion du capital humain. En recherchant des fournisseurs et des logiciels, ils ont découvert Mavenlink. Lors de la présentation du logiciel, le PDG de l’entreprise, Vincent Fraser, a eu une véritable révélation lorsque Big Bang a suggéré d’intégrer Mavenlink à BambooHR, un logiciel de gestion du capital humain, afin de mieux gérer une équipe de services professionnels. Big Bang a été recommandé et sélectionné pour l’implémentation de Mavenlink et d’autres outils, en raison de son expertise dans les logiciels Mavenlink et NetSuite (leur ERP actuel) et de ses succès passés dans leur intégration.

« Big Bang disposait de l’expertise nécessaire et a su comprendre le processus », a partagé Chanthrabose Subash, consultant en gestion et principal acteur du projet chez Processia.

Trois facteurs de performance clés en faveur de Mavenlink

Processia a choisi Mavenlink en fonction des trois facteurs de performance suivants :

Sa capacité à améliorer l’efficacité opérationnelle

L’ERP de Processia, Oracle NetSuite, est excellent pour la comptabilité financière et la facturation, mais l’entreprise recherchait également un outil pour gérer les projets au quotidien. À l’époque, cela n’était pas entièrement possible avec NetSuite. Mavenlink, qui pouvait être connecté à NetSuite, s’est avéré être un excellent logiciel d’automatisation des services professionnels (PSA) en raison des caractéristiques spécifiques de son produit.

Un système pour gérer leurs ressources humaines et soutenir l’équipe RH

L’implémentation et l’intégration du système de gestion du capital humain (HCM) de BambooHR ont permis à l’entreprise de créer différents utilisateurs et de définir de nombreux composants RH clés, y compris, mais sans s’y limiter, leur rôle, leur dossier et leur structure hiérarchique.

Une intégration transparente pour une meilleure agilité plutôt qu’une architecture en silo

Processia voulait atteindre l’agilité grâce à une intégration transparente entre les différents logiciels.

Travail effectué par Big Bang

Processia tenait absolument à ce que l’implémentation ait un impact minimal sur la continuité des activités. Pour cette raison, Big Bang a divisé l’implémentation en deux phases :

Phase 1 : Initiation + Implémentation du produit

Tous les systèmes ont été déployés avec les fonctionnalités de base et intégrés dans l’écosystème avec le flux de données approprié. Les systèmes intégrés étaient Mavenlink, BambooHR et Nexonia pour la gestion des dépenses, tous reportant à NetSuite pour les finances. Dans l’optique d’apporter plus de valeur par  l’élicitation des exigences, l’objectif était que les employés fassent l’expérience de cette nouvelle façon de travailler.

Phase 2 : Développement des fonctionnalités + support

Cette phase a permis d’ajouter les fonctionnalités et améliorations supplémentaires demandées. Par exemple, il a été possible d’ajouter les compétences des employés dans Mavenlink pour une meilleure allocation des ressources de projet, d’intégrer JIRA, un outil de développement de logiciels utilisé par Processia, et de fournir un suivi dans Mavenlink grâce à un statut actualisé des projets.

Avantages de l’architecture intégrée de 3 systèmes

Chanthrabose Subash, consultant en gestion chez Processia, témoigne :

« Au départ, lorsque nous avons présenté ce système de trois applications intégrées lors de nos réunion, la nervosité s’est installée parmi les membres de l’équipe… Puis, nous leur avons parlé de l’architecture des données, de l’intégration transparente, de la façon dont nous pouvons accéder à toutes ces applications à partir d’un seul endroit. Nous avions des réponses. Ils ont donc compris que ce ne serait pas un problème pour eux. »

Rapidement, les employés ont commencé à se sentir à l’aise avec le logiciel. « Pour être honnête, il n’y a pas eu beaucoup de résistance » aux changements implémentés par Big Bang.

BambooHR

L’équipe de Processia a bénéficié de BambooHR en raison de la visibilité et du contrôle accrus que ce logiciel offre aux employés sur leurs dossiers personnels ainsi qu’aux gestionnaires supervisant leurs équipes. Le logiciel permet aux employés de voir le nombre de jours de vacances dont ils disposent, de savoir qui est absent pour la journée, de consulter les documents et annonces RH, les formations, l’organigramme, et bien plus encore. Les fonctionnalités de BambooHR ont permis d’instaurer une culture différente et d’accroître la participation des employés.

Mavenlink

Processia a choisi Mavenlink en raison de ses fonctionnalités de gestion de projet et de ses capacités d’intégration. Grâce à son tableau de bord, les chefs de projet peuvent facilement voir le statut d’un projet, l’utilisation des ressources ainsi que le nombre de tâches facturables. Dans l’ensemble, les rapports fournis par Mavenlink ont été bénéfiques. Grâce à la nouvelle fonction “skillset”, les chefs de projet pourront également rechercher des employés en fonction des compétences essentielles requises pour différents projets. L’efficacité opérationnelle sera également améliorée grâce à la fonction de prévision des projets.

Formation par Big Bang

Processia a apprécié le fait d’avoir la même équipe de consultants pendant toute la durée du projet, y compris pour la formation. Les consultants étaient toujours à jour et comprenaient les défis du secteur, ce qui a facilité le brainstorming de solutions réalistes avec l’équipe de Processia. L’équipe de Big Bang a identifié et formé les utilisateurs expérimentés de Processia dans le cadre d’une approche rentable de formation des futurs formateurs. Le cadre de formation était bien planifié et organisé.

Conseils de Processia

À tous ceux qui désirent se lancer dans un projet similaire, Chanthrabose explique :

« Je recommanderais Big Bang pour vos démarches de transformation numérique. Le débit, la réactivité et l’expertise de Big Bang sont excellents. L’équipe est constituée d’un bon ensemble de consultants techniques compétents qui sont prêts à écouter. Ils ont compris quels étaient les problèmes opérationnels que nous pouvions rencontrer et comment élaborer des stratégies autour d’eux. »

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Processia : Une intégration transparente et une efficacité opérationnelle améliorée

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