Implémentation ERP sur mesure : premier projet NetSuite à Monaco

Le défi

Une entreprise en pleine croissance dont les systèmes et les applications ne peuvent plus répondre à la demande puisque ses besoins évoluent. De surcroît, les réglementations fiscales et linguistiques propres à Monaco, à la France et à l’Europe doivent être respectées.

La solution

Un système ERP personnalisé qui agit en tant qu’unique source de vérité.

Les bénéfices

Augmentation de la productivité de l’équipe. atténuation du risque quant au respect des obligations fiscales internationales et amélioration de l’expérience client.

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À propos de Koroyd

Fondée en 2010, Koroyd est une société technologique à croissance rapide et issue de la recherche sur la sécurité aérospatiale. L’entreprise innove dans le domaine des sports d’action et assure dorénavant la protection de la relève.

Basée à Monaco, Koroyd est une partenaire technologique de confiance pour certaines des plus grandes marques du monde. L’organisation a reçu plus de 90 prix et distinctions et dispose actuellement de 38 brevets dans 15 territoires clés.

Koroyd a connu une croissance importante en glissement annuel. La croissance et le succès engendrant une modification des besoins, Koroyd avait besoin d’expertise pour faciliter son évolution. Le contact est alors établi avec Big Bang pour jouer le rôle de conseiller quant aux besoins ERP de l’entreprise.

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Implantation NetSuite ERP avec Big Bang

« Pour continuer à croître et à répondre aux demandes de nos clients, nous devions absolument passer à un système ERP sans tarder. »
– Laurent Vlietinck, directeur des finances et de l’administration, Koroyd

Consciente de la nécessité d’un système ERP, l’équipe Koroyd a entrepris sa recherche de fournisseurs. Les systèmes ERP envisagés manquaient de souplesse ou de robustesse, ou ne présentaient pas une portée mondiale adéquate. Oracle NetSuite , par contre, répondait pleinement aux besoins de l’entreprise en pleine croissance en offrant de la flexibilité et en créant de nouvelles possibilités. En raison de ses compétences en matière d’organisations internationales et de personnalisations, la société NetSuite a recommandé Big Bang en tant que partenaire idéal pour cette implantation.

Les vecteurs de changement (défis et solutions)

Défi : de multiples processus sont fragmentés sur différentes applications.

L’équipe de Koroyd devait composer avec les nombreux processus répartis sur plusieurs applications. Par exemple, Koroyd utilise Monday en tant qu’outil de gestion de projet. Cependant, le logiciel n’était pas configuré pour s’harmoniser avec les autres applications de l’entreprise, notamment Quickbooks et Google Sheets.

Solution : harmonisation des processus de l’entreprise dans un seul système ERP. Ainsi, bien que Monday soit encore utilisé pour certains processus internes de gestion de projet, NetSuite est devenu une source de données inestimable pour répondre aux besoins des décideurs.

Défi : les exigences fiscales et linguistiques ne sont pas adéquatement prises en charge par les applications actuelles.

Koroyd avait besoin d’un système capable de se conformer au système fiscal unique de Monaco et aux réglementations françaises et européennes. Par ailleurs, le logiciel de comptabilité utilisé par l’entreprise, Quickbooks, n’était pas adapté à la langue de travail d’un bon nombre de ses employés, le français. Finalement, en raison des écarts entre la déclaration de TVA de la France et de Monaco, l’équipe devait produire des factures manuellement en format Excel puisqu’elle ne pouvait pas les produire à partir de Quickbooks directement.

Solution : NetSuite a permis une automatisation du processus dans la langue souhaitée. La création automatique des déclarations de TVA a permis de mettre fin à la double entrée des données pour chaque facture.

Défi : les stocks ne répondent pas aux exigences croissantes des commandes

En raison de la croissance de l’entreprise, les demandes des clients évoluaient et les systèmes en place chez Koroyd ne pouvaient pas s’adapter. Le risque de perte d’informations causé par l’éparpillement des processus préoccupait l’entreprise. La gestion de la multitude d’articles posait bien des difficultés puisque l’entreprise ne disposait pas d’une base de données unifiée répertoriant les spécificités des différents articles (notamment les longueurs, les densités et les angles). L’entreprise disposait par contre d’une liste complète de possibilités qui devaient être fidèlement transposées dans un système capable de les gérer.

Solution : Big Bang a établi une réciprocité entre la gestion financière, la gestion d’entrepôt, la gestion des articles et la gestion des fournisseurs au sein du système ERP. Cette harmonisation permet ainsi d’automatiser, dès la commande client, l’ensemble des processus qui mènent aux ordres d’achat de matériaux. De plus, des fonctionnalités personnalisées ont été ajoutées, notamment la capacité d’imprimer et d’envoyer aux clients leurs commandes sur demande.

« Contrairement à ce que nos anciens processus nous permettaient, nous pouvons maintenant gérer rapidement nos bons de commandes et d’achats »

observe Laurent à propos de l’automatisation du processus de commande lié aux ventes. Cette amélioration est d’autant plus appréciable puisqu’il s’agit d’une petite équipe. Les employés peuvent désormais mettre à profit leurs heures de travail de manière plus efficace.

Défi : les limitations relatives aux rapports financiers ne permettent pas de répondre aux diverses exigences en matière de budgétisation et de calcul des coûts.

L’augmentation et la complexité des demandes de budgétisation et d’attribution de coûts au sein des différents départements, projets et chaînes de fabrication surchargeaient les systèmes fragmentés et alourdissaient la tâche des différentes équipes de Koroyd.

Solution : À partir de Quickbooks et de feuilles de calcul, Big Bang a établi une réciprocité systémique entre les finances, la gestion d’entrepôt, la gestion des articles et la gestion des fournisseurs grâce à une implémentation de NetSuite SuiteSuccess Financial First. Ses consultants en solutions ont également personnalisé NetSuite et son workflow pour intégrer de nouveaux processus de fabrication à l’aide de champs personnalisés et d’automatisations.

« Nous sommes très satisfaits de la capacité de réaction de l’équipe Big Bang. Les consultants sont toujours disponibles pour des réunions rapides, ils sont flexibles en matière d’horaires, ils font souvent des heures supplémentaires et ils savent s’adapter aux fuseaux horaires (variables). Ils étaient très engagés dans le projet, et on sentait qu’ils se donnaient à fond. »

Conseil à ceux qui envisagent l’adoption d’un système ERP

Pour avoir parfois changé d’avis en cours de route, l’équipe Koroyd suggère de prendre le temps de coucher les processus sur papier avant l’implantation. Une fois la configuration amorcée, réfléchissez bien à ce que vous voulez mettre en œuvre.

*Toutes les citations sont de Laurent Vlietinck, directeur des finances et de l’administration, Koroyd

Pour en savoir plus sur Koroyd, consultez leur site Web, LinkedIn, et les caractéristiques des produits sur YouTube.

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