Un partenariat pour la réussite : Respect des délais, du budget et des procédures

Le défi

Un ancien ERP inadéquat pour les besoins grandissants de Bus.com les forcaient à utiliser trop de ressources dans des processus manuels.

La solution

Une révision des processus d’affaires (BPR|Business Process Review) par Big Bang pour bien structurer les besoins de Bus.com et les flux nécessaires à l’implémentation NetSuite.

Les bénéfices

Des états financiers en temps réel, des données plus propres et des processus plus efficaces.

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À propos de Bus.com

Bus.com, le plus gros réseau privé de réservation d’autobus en Amérique du Nord, permet de louer, sur demande, des transports nolisés de toutes grandeurs – de la fourgonnette 12 sièges à l’autocar de 55 places, en passant par l’autobus scolaire, et des services de navettes. Leurs clients sont des équipes sportives, des compagnies, des personnes individuelles, et plus récemment, des navettes pour aller se faire vacciner pour la Covid.

Bus.com Logo

Bus.com étaient déjà intéressés par une implémentation de l’ERP Oracle NetSuite quand ils ont entendu parler de Big Bang dans un événement. Big Bang s’est positionné comme un bon partenaire grâce à une révision des processus d’affaires (BPR|Business Process Review) qui a aidé à bien structurer le projet. Ils ont pris le temps de bien analyser les besoins de Bus.com, de comprendre leur compagnie, de recommander les meilleurs flux opérationnels, en plus d’intégrer NetSuite.

« J’ai vu beaucoup de valeur dans la révision des processus d’affaires (BPR). C’était un processus ardu. On devait être capable de se remettre en question et je pense qu’on en avait besoin pour arriver avec les bons flux opérationnels qu’on a aujourd’hui. Big Bang nous a bien accompagnés dans cette partie du projet. »

– Martin Provencher, directeur de la technologie (CTO), Bus.com

Défi : Les processus manuels demandaient trop de ressources

Avec la croissance de leur entreprise, l’ancien ERP de Bus.com n’était plus adéquat pour leurs besoins opérationnels et technologiques grandissants. Les projets devaient être manuellement liés aux factures ce qui demandait trop de ressources à l’interne. Oracle NetSuite s’est positionnée comme une excellente solution pour automatiser les processus comptables, avoir des données plus propres dans leur système, lier les différents flux opérationnels, et voir facilement les profits réalisés dans chaque projet.

Bus.com est une équipe très technique avec des programmeurs à l’interne. Malgré tout, ils ont préféré utiliser NetSuite, un ERP déjà sur le marché, au lieu de créer leur propre produit.

« On a choisi de mettre nos efforts sur ce qui apporte de la valeur à Bus.com. Tout ce qui à rapport aux transports, les stacks à la demande, on le fait à l’interne. Un outil pour la comptabilité, il y en a déjà sur le marché. De plus, il y a des considérations légales et des bogues à corriger. Ça coûte plus cher de le bâtir manuellement que d’en acheter un déjà fait sur le marché. »

– Martin Provencher, CTO, Bus.com

Big Bang a aidé Bus.com à trouver les meilleurs flux opérationnels, les progiciels adaptés à ses besoins dans l’offre de NetSuite, ainsi que la configuration interne de l’outil, y compris les rapports, la façon dont les gens travaillent sur NetSuite, ainsi que l’intégration et le débogage de l’API (interface de programmation d’applications) de NetSuite.

Big Bang x Bus.com : des équipes techniques, proactives et réactives

La participation de l’équipe de Bus.com a permis de terminer le projet d’intégration ERP NetSuite dans les délais et sous le budget prévu.

Pour Bus.com, c’était important de s’impliquer dans le processus et de mettre des ressources et du temps de côté pour être capable de rouler NetSuite, l’apprendre et bien le posséder pour qu’il puisse répondre à leurs besoins. Pour scaler leur entreprise, ils avaient besoin d’avoir NetSuite en production à la date prévue et ils ont tout fait en sorte pour y arriver. C’était aussi important d’être indépendant de Big Bang pour garder le projet vivant et le modifier selon les besoins de la compagnie. En plus de permettre d’alléger le budget, cette participation leur a permis de sauver du temps surtout lors de petites modifications des flux, par exemple.

L’équipe de Bus.com a apprécié l’esprit d’entraide et la réactivité des experts-conseils de Big Bang. Ceux-ci étaient disponibles sur Slack pour répondre à leurs questions. Ils étaient ouverts à la discussion, et ils apportaient des idées pour aider à régler les situations problématiques.

« Les projets qui sortent des délais, c’est souvent parce que quelqu’un reste bloqué sur quelque chose. L’équipe de Big Bang était comme une extension de Bus.com. Tout le monde voulait la réussite du projet et c’était facile de travailler avec eux. »

– Martin Provencher, CTO, Bus.com

Les résultats

NetSuite a permis à Bus.com d’être plus efficaces, d’avoir une meilleure idée sur les chiffres quotidiennement, et d’obtenir plus de données propres (données qui ne nécessitent pas de correction comme avec leur ancien site ERP). Les progrès sont déjà visibles, quelques mois après le Go-Live, malgré qu’il reste à intégrer certains flux opérationnels avec le système maison de Bus.com. Il n’y a eu aucun impact négatif pour l’expérience côté client lors de l’intégration et ils n’ont expérimenté aucun délai dans la soumission des états financiers.

Bus.com recommande Big Bang pour l’accompagnement et l’ouverture des employés.

« Une implémentation ERP, ce n’est jamais facile. Je vous conseille d’être bien organisés à l’interne, d’avoir une bonne planification avant de commencer le projet parce qu’il y aura des inattendus dans les processus, et d’avoir les bonnes personnes responsables des différentes tâches. »

– Wassim Karawani, Head of Finance and Chief of Staff, Bus.com

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