À propos de Brightspot
Brightspot est un système de gestion de contenu (CMS) de premier plan. Fondée en 2008, l’entreprise aide les organisations à transformer leurs expériences numériques et permet aux équipes de ses clients axées sur le contenu de travailler plus intelligemment, plus rapidement et de manière plus transparente pour faire progresser l’entreprise. Le CMS de Brightspot combine une architecture extensible et prête à l’intégration avec une interface utilisateur intuitive orientée éditeur et des flux de travail personnalisables pour permettre aux clients de travailler comme ils le souhaitent, sans compromis. Le vaste portfolio de Brightspot comprend trois des dix premières entreprises du classement Fortune 500, dont Walmart et Johnson and Johnson.
Tirer avantage d’une intégration de solutions cloud de premier ordre – Mavenlink & NetSuite
L’ancien PSA (Professional Services Automation|automatisation des services professionnels) de Brightspot n’offrait pas les fonctionnalités souhaitées ; il était trop personnalisé et trop lourd. Ils se sont tournés vers Mavenlink pour son interface utilisateur conviviale et ses capacités à produire des rapports. Mavenlink a recommandé Big Bang pour la migration de son ancien PSA et pour l’implantation de la reconnaissance des revenus dans Mavenlink. Brightspot a profité de la mise en œuvre de ce nouveau projet pour repenser sa gestion financière et réduire le temps nécessaire à la clôture mensuelle de ses comptes.
Big Bang a suggéré une intégration de deux solutions cloud pour tirer avantage des meilleures fonctionnalités des deux logiciels – Mavenlink PSA pour la gestion des services professionnels et Oracle NetSuite ERP pour les finances.
“Il était réconfortant de savoir que Big Bang a installé les deux systèmes dans son propre environnement de travail, et de savoir que vous (Big Bang) utilisez ce que vous installez.”
– David Bultema, vice-président des finances et des opérations, Brightspot
L’équipe de Big Bang a réalisé les projets suivants :
- La mise en œuvre de Mavenlink,
- L’intégration de Mavenlink x NetSuite,
- La personnalisation de NetSuite pour le rapprochement des revenus.
- La formation des utilisateurs sur Mavenlink et NetSuite.
Comment fonctionne une intégration de solutions cloud de premier ordre
Une intégration de solutions cloud est l’alternative à une architecture de système unique. Elle fonctionne le mieux lorsque les opérateurs souhaitent utiliser les meilleures fonctionnalités de plusieurs systèmes. Ses principaux avantages sont la flexibilité et l’optimisation des processus. La partie la plus critique d’une intégration de solutions cloud est de s’assurer que les systèmes communiquent ensemble de manière homogène afin que tous les dirigeants de l’entreprise opèrent avec les mêmes informations importantes.
Aujourd’hui, lorsque Brightspot obtient un nouveau contrat, le gestionnaire de projet configure le projet dans Mavenlink. Ce projet passe ensuite par NetSuite. Le département des finances met en place la reconnaissance des revenus et les règles de facturation dans NetSuite. Chaque mois, les entrées de temps de Mavenlink sont envoyées à NetSuite qui déclenche éventuellement une facture basée sur les règles que Brightspot a établies dans le logiciel. Toutes ces tâches manuelles prenaient beaucoup de temps auparavant, mais maintenant, elles sont automatisées et effectuées en lots.
Les avantages d’une intégration Mavenlink x NetSuite
La capacité de s’adapter à la croissance de l’entreprise
Au cours de la dernière année, Brightspot a connu une augmentation significative du nombre de ses clients. La solution les a aidés à gérer cette croissance rapide et les prépare à réussir leurs futurs plans de croissance. Sans elle, des problèmes de gestion auraient pu ralentir leur croissance.
Meilleur processus de clôture de fin de mois
Avant l’intervention de Big Bang, Brightspot passait beaucoup de temps sur les rapprochements de comptes non facturés et différés. L’équipe de Big Bang a mis en place des rapports et des entrées de journal automatisées pour Brightspot qui peuvent être déclenchés à la fin du mois pour effectuer un reclassement des comptes. Si l’entrée sélectionnée est dans un état différé et devrait être dans un état non facturé, elle déclenchera, par le biais du code NetSuite, une entrée de journal proposée pour la reclasser dans un état non facturé. Avec le PSA précédent, Brightspot devait créer ces entrées de reclassement manuellement, une par une, ce qui prenait beaucoup de temps. Désormais, toutes les entrées proposées sont répertoriées sur un seul écran et peuvent être générées en un seul clic. Cela leur permet de suivre la clôture de chaque mois et de rester organisés !
Des rapports plus faciles dans un système organisé
Grâce aux règles d’automatisation créées dans NetSuite, l’équipe comptable de Brightspot peut créer des rapports facilement, par exemple obtenir une liste de toutes les entrées non facturées en un seul clic de souris ! Autant les données que les rapports, tout est facile à trouver et est vraiment bien organisé dans NetSuite.
Gagner du temps – des jours de temps
Malgré l’augmentation du nombre de clients, David, vice-président des finances et des opérations chez Brightspot, estime que la petite équipe de comptabilité économise environ deux jours de travail par mois.
Les guides de formation intégrés sont toujours disponibles
Big Bang a intégré les guides de formation dans NetSuite au cas où l’équipe de Brightspot aurait besoin d’une remise à niveau. David dit qu’ils n’en ont presque jamais besoin car “l’équipe de Big Bang nous a vraiment facilité la tâche“.
« L’équipe de Big Bang s’est surpassée. »
David a été très satisfait de son expérience de travail avec Big Bang. Il s’agissait d’un excellent partenariat, dans lequel ils ont écouté les problèmes de Brightspot et apporté des solutions significatives.
« L’équipe de Big Bang était très réactive. J’ai vraiment apprécié la façon dont ils ont écouté nos problèmes et se sont surpassés. Vous avez bien sûr le savoir-faire technique, comme beaucoup d’entreprises. C’est la recherche de solutions qui distingue Big Bang des autres. »
David a expliqué qu’il avait auparavant dû expliquer à d’autres entreprises les millions de nuances de la comptabilisation et du rapprochement des revenus, mais que Big Bang a compris le problème et a pu produire une solution qui fonctionne.
« J’aurais aimé que vous fassiez la mise en œuvre initiale de NetSuite. »
« Nous avons vraiment tiré un grand profit de ce processus. Nous avons obtenu une excellente solution de Mavenlink, et nous avons obtenu un excellent processus de clôture financière. »
Toutes les citations sont de David Bultema,
Vice-président des finances et des opérations, Brightspot
