À propos de la Arnold and Mabel Beckman Foundation
Créée en 1977, la Arnold and Mabel Beckman Foundation a été fondée par le Dr Arnold O. et Mme Mabel Beckman. Leur objectif principal est d’aider à lancer la carrière émergente de jeunes étudiants en science et de fournir un financement initial pour des projets de recherche de pointe à haut risque dans le domaine de la chimie et en sciences de la vie – projets qui pourraient changer le monde. La fondation est actuellement dirigée par sept employés très dévoués et motivés qui travaillent avec environ 350 bénéficiaires par an.
La fondation s’est d’abord adressée directement à FinancialForce, mais elle a été réorientée vers Big Bang, en raison de sa capacité à trouver des solutions personnalisées pour les clients, quels que soient leur taille, leur industrie ou leur lieu géographique – notamment pour travailler avec des modèles financiers complexes.
L’expérience de la collaboration avec Big Bang
Dès le départ, l’équipe de la Arnold and Mabel Beckman Foundation a effectué des recherches approfondies et a clairement défini ses attentes pour l’implémentation. La directrice générale, Anne Hultgren, souhaitait apporter ses compétences techniques au projet et voulait être en mesure d’apporter des changements au fur et à mesure de l’évolution de leurs processus et de personnaliser les filtres du logiciel de manière indépendante.
« Ce que j’ai vraiment, vraiment apprécié de l’équipe, c’est qu’elle m’a montré comment faire. C’est très compliqué, mais j’ ai eu assez d’informations pour commencer à jouer avec le système, et maintenant nous avons nos rapports personnalisés faciles à comprendre. »
– Anne Hultgren, directrice générale, Arnold and Mabel Beckman Foundation
Big Bang a donc adopté une approche de formation des formateurs et consultants en apprenant à l’équipe de la Beckman Foundation à effectuer ses personnalisations, à modifier les filtres et à créer des rapports personnalisés.
« Ils ont été très flexibles avec nous et ils nous ont aidés dans les situations en direct, ce qui nous a permis de gagner beaucoup de temps et de maintenir le projet dans le budget. »
– Jacqueline Chamberlain, directrice des finances, Arnold and Mabel Beckman Foundation
Les avantages d’une intégration collaborative de FinancialForce : Travaillez plus intelligemment, pas plus durement
L’équipe a été impressionnée par la mise en œuvre antérieure de Salesforce et cherchait à améliorer la plateforme Force.com en intégrant également son système financier. Des rencontres du conseil d’administration à l’exécution des tâches quotidiennes, FinancialForce a considérablement rationalisé et simplifié les processus de la Beckman Foundation. Désormais, la fondation dispose d’un flux de travail complet au sein d’une seule et même plateforme. Cela va de l’attribution d’une subvention, au paiement et au suivi, en passant par son cycle de vie à long terme.
Comment la Beckman Foundation a bénéficié de FinancialForce :
Flexibilité : la possibilité de mettre à jour et de visualiser les informations en temps réel
Oubliez la double vérification des données, l’attente des réponses de vos collègues et l’exécution de formules sur Excel. FinancialForce élimine toutes ces étapes inutiles de l’équation. Au lieu de cela, les utilisateurs peuvent consulter les informations, comme les transactions, en temps réel, de n’importe où et ce, à tout moment. De plus, tout le monde est impliqué dans le système et bénéficie d’une vue d’ensemble du processus.
Efficacité : rationaliser les processus internes
Avec FinancialForce, l’équipe a un meilleur contrôle sur le système – une importante raison de l’enthousiasme du conseil d’administration. FinancialForce protège les données, leur a permis de rationaliser les opérations à tous les niveaux et de créer des processus similaires pour différents types de transactions, tout en incluant des points de contact clés en cours de route.
Travailler plus intelligemment : élimination des chaînes d’e-mails internes et des recherches dans les boîtes de réception.
Avant FinancialForce, les employés ayant besoin de données spécifiques devaient communiquer par e-mail pour récupérer l’information. Toutefois, grâce à la mise en œuvre, l’utilisation d’e-mails comme moyen de communication interne a été remplacée par des tableaux de bord. Ainsi, les tâches ponctuelles à se souvenir ne se perdent plus au milieu d’autres e-mails. Au lieu de cela, l’équipe dispose de flux d’information transmis à la personne désignée, ainsi que des rapports de tâches qui permettent de résoudre les problèmes sans chaîne d’e-mails.
« Si j’ai besoin de me rappeler si nous avons payé une certaine facture, je n’ai plus besoin de chercher dans mes e-mails. Je peux le vérifier où et quand je veux [dans un tableau de bord de FinancialForce]. C’est transformateur »,
partage Anne Hultgren.
Conseil : Soyez réalistes
Le conseil numéro un d’Anne Hultgren de la Beckman Foundation est d’être réaliste. Elle explique que « cela va prendre plus de temps que vous ne le pensez », ce qui signifie qu’il est toujours préférable de se fixer des objectifs réalistes et de prévoir du temps pour franchir les étapes, surtout dans le cadre d’une mise en œuvre avec un partenaire. De plus, elle souligne l’importance de mettre en place un cadre solide avant de passer aux étapes suivantes.
Jacqueline Chamberlain ajoute :
« Le conseil d’administration aime FinancialForce. Ils sont à l’aise, ils sont heureux, ils se sentent plus en sécurité. »
Un bon partenariat
La fondation a apprécié la flexibilité et la capacité d’adaptation de Big Bang tout au long du processus. L’équipe de Big Bang a été en mesure d’adapter son style de travail aux attentes du client, en adoptant une approche moins directe et en jouant davantage un rôle de soutien.
« Je recommanderais Big Bang. Je pense que nous avons eu un bon partenariat »
– Anne Hultgren, directrice générale, Arnold and Mabel Beckman Foundation
En constante évolution, ils sont impatients de s’attaquer à la prochaine étape du processus, à savoir une intégration et une rationalisation plus poussées, des rapports plus visuels et l’intégration de la partie investissement de leurs finances.
